Документальне оформлення використання пального, яке надається по передоплаті

Згідно з п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Чеки заправки водіїв на АЗС можуть свідчити про факт передачі пального постачальником підприємству (заправка в бак авто). Зокрема, чек може свідчити, що конкретним працівником було заправлено певну кількість пального, яке в подальшому, згідно з подорожнім листом, було використано у господарській діяльності підприємства.

Своєю чергою, податківці у листі від 23.09.2016 р. № 21048/10/26-15-40-03-19 зазначали, що підтвердженням факту отримання пального можуть бути видаткові документи або чеки терміналів, що формуються безпосередньо в момент фактичного отримання пального з АЗС.

У випадку, коли працівник підприємства заправляється за допомогою паливної картки пальне вважається виданим саме на підприємство, а не на працівника (зокрема, як у випадку коли працівнику видаються паливні талони). А отже, обов’язку відзвітувати саме про отримання такого пального у нього не виникає. Тому вважаємо, що відсутність чеку з АЗС про заправку не призводить до негативних наслідків, оскільки підтвердженням отримання пального підприємством від постачальника є видаткова накладна, що складається в кінці місяця.

Однак, варто звернути увагу, що використане працівниками пальне та його залишки в автомобілях на кінець місяця повинні співпадати з обсягом пального, що зазначається у видатковій накладній. Тобто, не повинно бути «загубленого» пального, яке не відображено у подорожніх листах (тобто використаного у господарських цілях) або не знаходиться у баку авто на кінець місяця (є ще не використаним). Таким чином, в даному випадку, коли постачальник надає підприємству видаткову накладну на пальне за місяць, відсутність чеків не буде мати жодних наслідків, за умови відсутності фактів використання працівниками пального не у господарській діяльності підприємства.

Контроль за використанням пального працівниками підприємства може здійснюватись у довільній формі самим підприємством.

Що ж до подорожніх листів, то періодичність їх складання визначається підприємством самостійно. Однак, інформація у такому подорожньому листі повинна давати змогу ідентифікувати, що пальне було використано у господарських цілях підприємства.

Нагадаємо, що господарська діяльність – це діяльність особи, що пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання доходу і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, що діє на користь першої особи, зокрема, за договорами комісії, доручення та агентськими договорами.

Зокрема, одним з обов'язкових реквізитів первинного документу є зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції. Таким чином, первинний документ повинен давати змогу отримати інформацію саме про зміст здійсненої операції.

Тобто, на думку автора, варто все ж таки у подорожньому листі вказувати маршрут автомобіля та дати, в які було здійснено перевезення, при цьому, сама періодичність складання подорожнього листа може обиратись підприємством самостійно.