Оцифрування трудової книжки через веб-портал ПФУ

Коротка відповідь

Оцифрування паперової трудової книжки здійснюється через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ). Граничний термін для завершення цього процесу — 10 червня 2026 року. Подати відомості може як сам працівник, так і його роботодавець.

Алгоритм завантаження для працівника (самостійно)

1. Авторизація: Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпису або BankID;

2. Вибір сервісу: У лівому боковому меню в розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини»;

3. Заповнення даних: Перевірте загальні відомості про себе, за потреби доповніть їх та обов’язково надайте згоду на обробку персональних даних;

4. Завантаження скан-копій: Натисніть «Додати файл» та завантажте кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Також варто додати документи, що підтверджують стаж (диплом про навчання, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини);

5. Підписання: Натисніть «Підписати та відправити до ПФУ».

Алгоритм завантаження для роботодавця (страхувальника)

1. Вхід: Авторизуйтесь на порталі ПФУ за допомогою КЕП керівника або уповноваженої особи;

2. Вибір розділу: У меню зліва оберіть «Відомості про трудові відносини робітника»;

3. Пошук працівника: Введіть РНОКПП (ідентифікаційний код) та ПІБ працівника, натисніть «Пошук»;

4. Завантаження: Додайте скан-копії документів працівника, підпишіть КЕП та надішліть до ПФУ.

Технічні вимоги до скан-копій

Згідно з Порядком ПФУ від 12.03.2021 р. №11-1, документи мають відповідати таким критеріям:

• Формат: JPG або PDF;
• Якість: Кольорові, чіткі (рекомендовано 300 dpi), мають бути видні всі реквізити (серія, номер, печатки, підписи);
• Розмір: Кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ;
• Повнота: Скануються всі сторінки, де є записи.

Як перевірити результат?

Результат опрацювання можна переглянути в розділі «Мої звернення».

Статус «Виконано» означає, що дані успішно оцифровані.

Статус «Скасовано виконання» вказує на помилку (причину можна прочитати у вкладці «Повідомлення»). У такому разі потрібно подати документи повторно, виправивши недоліки.

Після завершення оцифрування та внесення даних до Реєстру застрахованих осіб, паперова трудова книжка повертається працівнику під підпис і надалі може вестися за його бажанням паралельно з електронною (п. 2 розд. II Закону №1217-IX).