Чи треба перераховувати добові за курсом НБУ за кожний день відрядження?

У пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої Законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Нацбанком, в розрахунку за кожен такий день.

Відповідно до п. 5 П(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції, зокрема, дати визнання зобов'язань, доходів і витрат.

Сума добових, виданих працівнику на закордонне відрядження, відображається в складі витрат в гривнях за курсом НБУ, встановленим на дату видачі такого авансу.

Заборгованість підприємства чи працівника за звітом щодо закордонного відрядження визначається за курсом НБУ на дату подання такого звіту та перераховується за курсом НБУ на дату погашення заборгованості. Оскільки визначення курсових різниць за монетарними статтями в іноземній валюті проводиться на дату балансу, а також на дату здійснення госпоперації в її межах або за всією статтею (відповідно до облікової політики). При визначенні курсових різниць на дату здійснення госпоперації застосовується валютний курс на початок дня дати здійснення операції (п. 8 П(С)БО 21).

Відповідно до п. 2.5 Правил №200, у разі компенсації понесених витрат працівнику-резиденту підприємство відшкодовує витрати власних коштів в іноземній валюті відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, на його бажання, – як в іноземній валюті, так і у валюті України.

Строки подання Звіту встановлені у пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ. При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту.

У випадку неповернення невикористаної суми авансу в касу або на рахунок підприємства в банку у встановлені строки, така сума підлягає оподаткуванню ПДФО (пп. 170.9.1 ПКУ).

ДФС у роз’ясненні, розміщеному в «ЗІР» (категорія 109.19) повідомляє, що відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату:

• отримання авансу – у разі, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;
• погашення заборгованості підприємством – у разі, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);
• погашення заборгованості працівником – у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).

У бухобліку добові витрати на закордонне відрядження відображаються так:

Щодо перерахунку суми добових з метою визначення неоподатковуваної суми, то ми вважаємо, що розрахунок слід здійснювати в цілому за весь період відрядження, але використовуючи курси на кожний день:

• 03.12.18 курс НБУ 31.200 грн/євро:  80 євро х 31.200 = 2496 грн.
• 04.12.18 курс НБУ 30.900 грн/євро:  80 євро х 30.900 = 2472 грн.

Порівнюємо суми: видано аванс 4 960 грн, сума добових у гривнях за весь період відрядження: 2496 + 2472 грн, сума добових у гривнях виявилася більше, ніж виданий аванс, отже, надміру витраченої суми не виникає.

Звертаємо увагу, що для цілей визначення суми витрат в бухобліку застосовується один курс – на дату видачі авансу, якщо працівник повністю витратив виданий йому аванс, а для визначення наявності надмірної суми добових застосовуються курси на кожний день перебування працівника у відрядженні.