Відображаємо у авансовому звіті перевитрати

На практиці такий авансовий звіт складається наступним чином.

Форму авансового звіту затверджено наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. №845. Чітких строків подання такого авансового звіту (якщо не йдеться про витрати, здійсненні у відрядженні, або суму витрат, яка перевищує суму отриманого на господарські потреби авансу) чинне законодавство не встановлює. Тож, такий авансовий звіт  на практиці може бути подано працівником будь-коли, протягом загального строку позивної давності (три роки із здійснення витрат). 

1.Заповнюється працівником. 

У такому авансовому звіті в загальному порядку зазначаються відомості про працедавця, номер та дату такого звіту, посаду та ПІБ працівника, номер його картки платника податків (або серію та номер паспорта). 

Оскільки аванс на витрати не видавався, то призначення авансу та його розмір не вказуються (проставляється прочерк). Відомості про наявність попереднього авансу/перевитрату зазначаються тільки в разі їх наявності. Натомість з лицевої частини звіту зазначається сума витрачених коштів (в рядку «Витрачено»), оскільки авансу не було – в рядку «Залишок» проставляється прочерк, а в рядку «Перевитрата» зазначається сума, зазначена в рядку «Витрачено». І наводиться кількість документів, які прикладаються до авансового документу на підтвердження понесених витрат. Наприкінці лицевої сторони авансового звіту працівник проставляє дату його складання і власний підпис. 

Зі зворотного боку зазначаються понесені витрати в розрізі підтвердних документів, розраховується загальна сума витрат, і  ще раз проставляється підпис і дата заповнення авансового звіту.

2.Заповнюється керівником.

Підпис у рядку «Звіт перевірено» (і, бажано, і дату підпису) зазначає керівник працедавця. 

3.Заповнюється касиром (бухгалтером).

Бухгалтерські проведення (зокрема, дебет рахунку витрат на зворотному боці авансового звіту та у таблиці на лицевому боці) заповнює бухгалтер працедавця (при його наявності). Так само бухгалтером зазначаються відомості на лицевому боці звіту про його перевірку (і розписка про отримання авансового звіту на перевірку, яка відривається і надається працівникові на підтвердження здійснення ним такого звітування). 

Відомості про видачу (погашення) перевитрати зазначає касир працедавця (за наявності) – із зазначенням дати і реквізитів документів, за якими така сума буде виплачена (по факту такої виплати, тобто, після подачі авансового звіту працівником і затвердження його керівником).