Виправлення помилки з прочерком замість РНОКПП у Додатку 4ДФ за відсутності нарахувань у працівників (аудіоверсія)

Якщо у травні працівникам не нараховувався і не виплачувався дохід, персональні рядки щодо них у додатку 4ДФ відображатися взагалі не повинні. Для виправлення помилки подайте Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий» за травень, у якому заповніть додаток 4ДФ: повторіть помилковий рядок із прочерком у РНОКПП та кодом 101, а у графі 10 вкажіть ознаку «1» (на виключення). Новий рядок на введення (з ознакою «0») створювати не потрібно.

Пояснення та алгоритм дій

Чому виникає помилка 

Відповідно до  пп. «б» п. 176.2 ПКУ податковий розрахунок подається лише у разі нарахування або виплати доходів протягом звітного періоду. 

Тож, якщо працівники весь місяць перебували у відпустці без збереження заробітної плати і нарахувань не було, персональні рядки на них у додатку 4ДФ не заповнюються.

Графа 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків» (РНОКПП) у додатку 4ДФ є обов'язковим реквізитом для будь-якого персоніфікованого рядка. За наявності прочерку або недійсних символів у цій графі система електронного адміністрування ДПС автоматично відхиляє рядок через помилку контролю (код помилки 3).

Помилка у попередньому коригуванні 

Згідно з розділом V Порядку №4:

• для виключення помилкового рядка у графі 10 додатка 4ДФ зазначається ознака «1».
• для введення нового або правильного рядка зазначається ознака «0».

Оскільки бухгалтер вказав ознаку «0» на зняття рядка та «1» на введення нового рядка з прочерком, система знову зафіксувала спробу подати некоректний РНОКПП у рядку на введення (або не змогла належним чином видалити старий рядок).

Покроковий алгоритм виправлення

Крок 1. Формування Податкового розрахунку із типом «Уточнюючий» за травень.

Зверніть увагу на його номер у періоді: він має бути хронологічно наступним після попередньої уточнюючої форми (наприклад, якщо перший уточнюючий був під №2, то новий подавайте під №3).

Крок 2. Сформуйте додаток 4ДФ із типом «Уточнюючий» за цей самий місяць

Крок 3. Заповнення Розділу І додатка 4ДФ:

• Слід створити рядок, який повністю дублює первинний (помилковий) рядок: з прочерком замість РНОКПП, порожніми сумовими показниками та кодом доходу «101»;
• У графі 10 «Ознака (0, 1)» обов'язково поставиться «1» (на виключення);
• Цю дію треба повторити для кожного з двох працівників, якщо на них було створено окремі помилкові рядки.

Крок 4. Рядки на введення (з ознакою «0») не створюються

Оскільки доходу у травні не було, жодних нарахувань у 4ДФ залишатися не повинно. Додаток 4ДФ має містити виключно рядки з ознакою «1» для анулювання раніше поданих некоректних даних. Підсумковий рядок «Всього» у такому додатку 4ДФ не заповнюється.

Крок 5. Заповнення основної частини Розрахунку

В заголовній частині у рядку 064 ставиться відмітка про подання додатка 4ДФ та кількість його аркушів. Рядки 07–108 та розділ І щодо сум ЄСВ залишаються порожніми, оскільки виправлення не зачіпає сумових показників внеску.

Щодо ЄСВ

Оскільки працівники перебували у трудових відносинах (хоча й у відпустці без збереження зарплати), інформація про кількість днів таких відносин обов'язково відображається у Додатку 1 за травень. Якщо Додаток 1 у початковому звіті за травень заповнений та прийнятий правильно, подавати його повторно у складі цього «Уточнюючого» розрахунку не потрібно. 

Уточнююча звітність має містити лише ті додатки, у яких безпосередньо проводяться виправлення.

Штрафні санкції за самостійне виправлення такої несумової помилки у додатку 4ДФ не застосовуються відповідно до п. 119.3 ПКУ, оскільки вона не призводить до зміни податкових зобов'язань з ПДФО чи військового збору.

Висновки

Причина відхилення звіту полягає у помилковому використанні ознаки «0» (на введення) для рядка, що містив прочерк замість реєстраційного номера (РНОКПП). Система електронного адміністрування ДПС сприйняла це як спробу додати нову застраховану особу без ідентифікаційного коду, що є неприпустимим.

За відсутності доходів працівники не включаються до 4ДФ, оскільки працівники перебували у відпустці «за власний рахунок» і не мали жодних нарахувань у травні, інформація про них у Додатку 4ДФ за цей місяць має бути повністю анульована.

Для остаточного виправлення необхідно подати «Уточнюючий» Податковий розрахунок, у Додатку 4ДФ якого подати виключно один рядок на вилучення (ознака «1» у графі 10), повністю скопіювавши дані помилкового рядка з первинного звіту (з прочерком замість РНОКПП). Жодних інших рядків (зокрема з ознакою «0») додавати не потрібно.