Зміна прізвища засновниці підприємства, яка одночасно є працівницею

Почнемо з внесенням змін до статуту та ЄДР, оскільки працівниця підприємства є ще його засновницею.

Зміни до статуту та ЄДР

Згідно зі ст. 4 Закону №1576 установчі документи повинні містити відомості про вид товариства, предмет і цілі його діяльності, склад засновників та учасників, найменування, розмір та порядок утворення статутного (складеного) капіталу, порядок розподілу прибутків та збитків, склад та компетенцію органів товариства та порядок прийняття ними рішень, включаючи перелік питань, по яких необхідна кваліфікована більшість голосів, порядок підписання установчих документів, порядок внесення змін до установчих документів та порядок ліквідації і реорганізації товариства.

Тобто виходить, що після зміни прізвища засновником статут втрачає актуальність, тому потрібно внести до нього зміни. Рішення про внесення змін до статуту товариства, відчуження майна товариства на суму, що становить п'ятдесят і більше відсотків майна товариства, та про ліквідацію товариства приймаються більшістю не менш як у 3/4 голосів, якщо інше не встановлено законом (ч. 2 ст. 98 ЦКУ).

Прийняте рішення має бути внесене в ЄДР, оскільки в ЄДР містяться відомості про засновників і вони мають бути актуальними (ст. 1 Закону №755). Для проведення вказаних змін потрібно подати певний перелік документів, визначених ч. 4 ст. 17 Закону №755.

Окрім того, потрібно змінити КЕП, якщо засновниця є підписантом документів.

У разі зміни прізвища засновника юридичної особи перереєстрація платника ПДВ не потрібна. 

Зміни до трудової книжки

Відповідно до пп. 2.2 Інструкції №58 при заповненні трудової книжки працівника вперше до неї вносяться відомості, зокрема про прізвище, ім'я та по батькові та дата народження.

Згідно з пп. 2.13 Інструкції №58 зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату цих документів.

Ці зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище та записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Для здійснення виправлення достатньо попереднє прізвище охайно закреслити однією рискою та вказати нове прізвище. Разом з цим на обкладинці робиться запис: «Прізвище Волошко змінено на Петренко у зв’язку з укладенням шлюбу. Підстава: свідоцтво про шлюб Серія Х-ХХ №ХХХХХХ, ким та коли видано», ставиться підпис уповноваженої особи, що внесла такий запис, та печатка підприємства (за її наявності).

Інформація про зміни прізвища вноситься на підставі:

1. Заяви працівника про зміну всіх документів підприємства у зв’язку зі зміною прізвища.
2. копії відповідних документів, які свідчать про зміни прізвища (паспорт, довідка про РНОКПП, свідоцтво про шлюб або інший документ).

Після розгляду заяви керівник підприємства видає наказ про внесення змін у зв’язку зі зміною прізвища. Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу.

Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ 

Додаток 1. Щоб змінити прізвище працівниці у додатку Д1 єдиної звітності, достатньо при відображенні зарплати, починаючи з місяця, в якому було видано наказ про внесення змін до облікових документів підприємства, у графі 11 вказати нове прізвище.

Додаток 4ДФ. У додатку 4ДФ єдиної звітності графи для зазначення прізвища немає. Є тільки графа 2 для зазначення РНОКПП, а він залишається незмінним.

Додаток 5. Додаток 5 єдиної звітності призначений для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Цей додаток подається роботодавцем у випадках, якщо протягом звітного періоду:

• укладено або розірвано трудовий договір (цивільноправовий договір, крім цивільноправового договору, укладеного з фізичною особою - підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
• укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
• особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
• особу призначено на нову посаду;
• особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам з-поміж військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
• особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

У разі якщо за даними роботодавця протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільноправових договорів), зміни посади, термінів проходження військової служби або надання відповідної відпустки, додаток Д5 не формується та не надається.

Отже, у разі зміни прізвища працівника додаток Д5 не подається.