Який строк звітування за коштами, отриманими з корпоративної картки?

Строк звітування

Якщо готівка одержана довіреною особою підприємства (підзвітною особою) з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу (що в просторіччі називають корпоративною карткою), таку готівку використовують за призначенням без оприбуткування в касі підприємства. 

Довірена особа зобов’язана подати до бухгалтерії підприємства в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України:

• звіт про використання готівки,
• підтвердні документи про витрачання готівки, 
• документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала),
• внести до каси невитрачений залишок готівки.

Такі вимоги встановлені п. 20 Положення №148 (про ведення касових операцій).

Які строки і порядок звітування?

Готівка під звіт видається на інші виробничі (господарські) потреби (окрім видачі на закупівлю сільгосппродукції та/чи брухту металів) - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт (п. 19 Положення №148).

Причому, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа завершує виконання окремої цивільно-правової дії

Тобто, використати зняту готівку потрібно протягом 2 робочих днів з дня зняття коштів, включаючи день зняття, а звіт з прикладеними документами подати протягом 5 банківських днів з дати витрачання коштів.

Готівкові обмеження

Розраховуючись готівкою, знятою за допомогою картки, врахуйте граничну суму таких розрахунків протягом одного дня. Відповідно до п. 6 Положення №148, суб'єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

1) між собою - у розмірі до 10000 (десяти тисяч) гривень включно;

2) з фізичними особами - у розмірі до 50000 (п'ятдесяти тисяч) гривень включно.

Тобто, якщо директор, який зняв готівку, розраховується за придбаний автомобіль з суб’єктом господарювання (юрособою чи ФОП), він може за один день передати готівку такому суб’єкту в сумі до 10 000 грн. Якщо з фізособою (не ФОП) – в сумі до 50 000 грн.

Підтвердні документи, які додаються до авансового звіту.

По-перше, документи про одержання готівки - чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала. Ми сказали про це вище.

По-друге, документи про витрачання готівки. 

Якщо готівки вноситься в касу юрособи, таким документом може бути квитанція до ПКО чи чек РРО. 

Якщо готівка передається ФОП, також може бути чек РРО чи інший документ, яким ФОП оформляє отримання готівки. Чинне законодавство форму і вид такого документа не регламентує. Це може бути квитанція до ПКО, може бути звичайна розписка в отриманні коштів, може бути акт на прийняття готівки, може бути товарний чек тощо.

Якщо готівка передається звичайній фізособі, яка не є ФОПом, така фізособа може надавати розписку в отриманні коштів чи інший подібний документ.

Якщо окрім витрачання готівки директор (підзвітна особа) отримує від продавця автомобіль, до авансового звіту він також прикладає первинний документ на отримання автомобіля – акт, накладну тощо.