Звіт про використання авто працівником в електронній формі: чи правомірно це?

Згідно з п. 1 та 2 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів викладено у Законі України про електронні документи та електронний документообіг (№851-IV). Згідно з визначенням, наведеним у цьому законі, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом "Про електронні довірчі послуги".

Електронний підпис – електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Разом з цим, електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Тобто, для того, щоб звіт працівника (в даному випадку він виконує функцію подорожнього листа) отримав статус первинного документу на нього має бути накладено підпис такого працівника – або власноруч зроблений або у вигляді електронних криптографічних засобів. Електронна форма документу передбачає не те, що він може бути відображений на екрані монітора (це візуальна форма документа), а те, що інформація, яка міститься у цьому документі зафіксована у вигляді електронних даних та накладено електронний підпис (ЕЦП).

Тому підприємство або ж має передбачити можливість створення такого звіту в електронній формі з накладанням на нього ЕЦП працівника, або ж роздруковувати працівниками такий звіт щомісячно з накладанням власноруч зробленого підпису і направляти на підприємство, зокрема, засобами поштового зв’язку, в паперовому вигляді.

Зауважимо, що з 16.04.2013 р. скасовано форму подорожнього листа, що була затверджена Наказом Держкомстату №74, однак це не відміняє того факту, що підприємство повинно мати відповідний первинний документ, що підтверджує показники витраченого пального, яке підлягає списанню та зв’язок використання працівником авто з господарською діяльністю підприємства.

Разом з цим, з якою періодичністю складати  подорожні листи підприємство вирішую самостійно, однак варто цей момент прописати в наказі, яким затверджено форму подорожнього листа на підприємстві.