Аванс на відрядження у валюті

Перед службовою поїздкою працівникові слід видати аванс, достатній для того, щоби працівник зміг покрити свої витрати під час усього перебування у поїздці: на проїзд, проживання та добові (ст. 121 КЗпП та п. 5 р. I Інструкції №59).

У пп. 140.1.7 ПКУ, яким встановлено правила віднесення до податкових витрат затрат на відрядження, не зазначено, в якій саме валюті видавати працівникові аванс на закордонне відрядження: у гривнях чи в інвалюті.

Проливає світло на цю ситуацію Інструкція №59. Але пам'ятайте: норми Інструкції №59 не є обов'язковими для використання госпрозрахунковими підприємствами, а лише для бюджетників. Та все ж, на жаль, це єдиний документ, яким варто користуватися для тлумачення особливостей відрядження для звичайних підприємств. Адже у самому пп. 140.1.7 ПКУ досить скупо прописано певні ситуації, що виникають під час службової поїздки. Тож саме Інструкцію №59 варто використовувати як довідковий документ. Зрештою, про це зазначають і Мінфін, і ДПСУ.

Так, згідно з п. 5 р. III Інструкції №59, підприємство, яке скеровує у закордонне відрядження працівника, повинне забезпечити його коштами на поточні витрати під час відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (долари США, євро тощо). А тому, відряджаючи працівника за кордон, йому видають інвалютний аванс.

Після повернення з відрядження працівник складає та передає до бухгалтерії Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою Наказом Мінфіну №1276. В авансовому звіті працівник зазначає всі витрати, понесені під час відрядження, разом із підтвердними документами.

Після складання авансового звіту працівник зобов'язаний повернути до каси або на відповідний рахунок підприємства невикористану частину авансу в тих грошових одиницях, у яких йому видали аванс (п. 17 р. III Інструкції №59).

Подати авансовий звіт та повернути невикористану частину виданого інвалютного авансу треба до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження, — якщо аванс видавали готівкою з каси підприємства (пп. 170.9.2 ПКУ).

Але якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ).

Якщо ж із якихось причин працівник вчасно не встиг або забув подати авансовий звіт та/або повернути невикористану частину виданого інвалютного авансу, то це загрожує йому неприємними наслідками.

У разі порушення вимог пп. 170.9.2 ПКУ слід стягнути ПДФО за ставкою 15% (17% — на суму, що перевищує 11470 грн.) з усієї суми виданих під звіт чи вчасно не повернутих коштів, збільшеної на коефіцієнт згідно з пп. 164.5 ПКУ, пп. 164.2.11 та ст. 167 ПКУ. Між іншим, відповідно до п. 164.4 ПКУ, при нарахуванні доходів, виражених в іноземній валюті, їх перераховують у гривні за обмінним курсом НБУ, чинним на момент одержання таких доходів. Сума податку на доходи, нарахована на невідзвітовані чи не повернуті вчасно кошти, утримується підприємством за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) фізособи за відповідний місяць, а за браком суми доходу — з оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати податку (див. пп. 170.9.1 ПКУ).

Додатково працівникові слід очікувати покарання ще й за ст. 2 Закону №217. Нею передбачено санкцію за неповернення у встановлений термін авансу, виданого в інвалюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної під звіт. Стягнення з працівника становитиме 3-кратну суму (вартість) зазначених валютних цінностей, перерахованих у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. У першу чергу погашають збитки підприємства, а відтак решту перераховують до бюджету (ст. 3 Закону №217). Строків такого перерахування не встановлено.

Та буває й таке, що працівник у службовому відрядженні більше витратив, аніж отримав інвалюти як аванс. Тоді компенсація понесених перевитрат здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості. При цьому виплату такої суми слід провести до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником авансового звіту (п. 19 р. III Інструкції №59).

Пам'ятайте: готівкова інвалюта, що її працівник повернув після відрядження до каси підприємства, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в інвалюті юрособи протягом п'яти банківських днів з часу її оприбуткування до каси (п. 8.4 Правил №200).