Чи визнається звіт Facebook у вигляді електронного листа підтвердженням витрат з розміщення реклами?

Статус електронного листа від Facebook

Нормами ч. 2 ст. 11 Закону «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 р. №675-VIII передбачено, що електронний договір, крім визначених ЦКУ істотних умов для відповідного виду договору, може містити інформацію, зокрема, про:

• порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов'язань;
• умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів.

Нагадаємо, що електронний договір укладається та виконується в порядку, передбаченому ЦКУ та ГКУ, а також іншими актами законодавства (ч. 7 ст. 11 Закону №675).

Мінекономіки у листі від 25.05.2017 р. №2402-05/17433-02 повідомляє, що суб'єкти ЗЕД мають право укладати будь-які види зовнішньоекономічних договорів з обов'язковим погодженням предмету, ціни та строку дії договору, самостійно без обмежень здійснювати господарську діяльність, яку не заборонено законом, на власний ризик з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку.

ДФС у Харківській області у листі від 20.10.2016 р. №3345/В/20-40-13-04-14 повідомляє, що акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, в якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.

Відповідно до ч. 13 ст. 11 Закону №675 електронні документи (повідомлення), пов'язані з електронним правочином, можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи. Для цілей Закону №675 термін «електронний документ» вживається у значенні, наведеному в Законі «Про електронні документи та електронний документообіг» – див. ч. 3 ст. 3 Закону №675.

Відповідно до ст. 5 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ - документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Як зазначено у ст. 7 цього Закону, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис».

Виходячи з цього, звіт, надісланий Facebook у вигляді електронного листа з сумами в доларах США, є достатнім первинним документом для підтвердження послуг з розміщення реклами лише за наявності в ньому ЕЦП автора або підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис». Проте наразі немає встановленого законом порядку визнання в Україні чинності іноземних сертифікатів ключів ЕЦП.

Тож, якщо нерезидент (Facebook) не має українського ЕЦП, електронний документ від такого нерезидента не буде визнаватися як підтвердження витрат на оплату послуг Facebook.

Можливість розрахунків з Facebook за допомогою корпоративної картки

В Україні розрахунки з корпоративних карток у сфері ЗЕД заборонені. Відповідно до п. 8.3 Інструкції №492 кошти з поточного рахунку юрособи не може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Крім цього, відповідно до ст. 7 Декрету про валютне регулювання розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ.

За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого ст. 7 Декрету про валютне регулювання, у ст. 16 Декрету про валютне регулювання передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день здійснення таких розрахунків. Ця санкція, застосовується НБУ та за його визначенням - підпорядкованими йому установами. Оскарження дій щодо накладення стягнень провадиться у судовому порядку.

Отже, розрахунки з корпоративної картки за послуги Facebook розглядаються як нецільове використання коштів з картки. 

ПДФО та військовий збір з надміру витрачених коштів

З цієї причини потрібно нарахувати ПДФО та військовий збір на суму витрат, що були здійснені з корпоративної картки директора, адже належного документального підтвердження цих витрат немає. Це будуть надміру витрачені кошти, видані під звіт директору, які оподатковуються відповідно до п. 170.9 ПКУ. Суми ПДФО та військового збору утримуються із зарплати директора, при цьому ПДФО нараховується з урахуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).

Якщо кошти, що сплачені з корпоративної картки за послуги Facebook, директор не буде повертати підприємству (адже фактично ці послуги надавались не директору, а підприємству), то їх потрібно списати до складу інших операційних витрат.

Загалом схема бухгалтерських записів буде такою:

• Дт 372 Кт 311 – списання грошових коштів з картки в оплату послуг Facebook;
• Дт 949 Кт 372 – списання витрачених коштів до складу інших операційних витрат, якщо вони не повертаються піприємству;
• або Дт 301, 311 Кт 372 – повернення надміру витрачених підзвітних коштів держетелем корпоративної картки – в касу або на рахунок;
• Дт 661 Кт 641,642 – утримання із заробітної плати ПДФО та військового збору.

Висновки:

Отже, розраховуватись з Facebook за  допомогою корпоративної картки підприємства поки що не дозволяє українське законодавство, а також те, що електронний лист від Facebook не відповідає вимогам законодавства України до електронних документів. Тому витрати на рекламу у Facebook, що були оплачені з картки директора, не можна провести в обліку підприємства як витрати на рекламу.

Натомість із зарплати директора доведеться утримати ПДФО (з натуральним коефіцієнтом) та військовий збір на суми, що були оплачені з корпоративної картки.

У майбутньому не слід здійснювати такі операції за допомогою корпоративних карток.