Ситуація, коли директор офіційно значиться в органах ДПС як особа, відповідальна за ведення обліку (згідно з формою №1-ОПП), але в штаті є бухгалтер, який виконує оперативну роботу (каса, первинка, комісії), є правомірною.
Такі умови слід прописати в Наказі про організацію бухгалтерського обліку (або в окремому розділі загального наказу про облікову політику).
Короткий висновок
Вам необхідно зафіксувати в наказі, що форму організації обліку обрано як «самостійне ведення обліку керівником», а штатному бухгалтеру делегувати конкретні повноваження: право підпису касових документів, ведення ділянок обліку та участь у комісіях. Це дозволить директору одноосібно підписувати звітність в Електронному кабінеті, водночас легітимізуючи підписи бухгалтера на внутрішніх документах.
Обґрунтування та практичні рекомендації
1. Вибір форми організації обліку
Згідно з ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно обирає форму організації обліку. Для вашого випадку підходить варіант: самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником.
Важливо
Ця форма дозволена, якщо ваше ТОВ не зобов’язане оприлюднювати фінансову звітність (не є підприємством, що становить суспільний інтерес).
2. Розподіл обов'язків у Наказі
Оскільки в Електронному кабінеті директор і бухгалтер — одна особа, у Наказі про організацію обліку слід зазначити:
1. Відповідальність за звітність
«Ведення бухгалтерського обліку та складання звітності здійснюється безпосередньо керівником (директором)». Це обґрунтовує відсутність другого підпису (КЕП бухгалтера) на податкових деклараціях згідно з пп. 48.5.1 Податкового кодексу України.
2. Повноваження штатного бухгалтера
«Покласти на бухгалтера [ПІБ] обов'язки з підготовки первинних документів, ведення облікових регістрів, участі в інвентаризаційних комісіях та комісіях зі списання активів».
3. Касові операції
Оскільки бухгалтер підписує касові документи, у наказі має бути пункт: «Надати бухгалтеру [ПІБ] право підпису касових документів (прибуткових та видаткових касових ордерів) як особі, уповноваженій керівником». Це відповідає вимогам п. 25 та п. 26 Положення №148.
3. Матеріальна відповідальність
Якщо бухгалтер виконує функції касира (підписує ордери та працює з готівкою), з ним обов'язково має бути укладено Договір про повну матеріальну відповідальність (п. 45 Положення №148).
4. Як сформулювати пункти в Наказі (зразок):
- «Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку обрати форму його організації — самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо керівником підприємства».
- «Бухгалтеру [ПІБ] забезпечувати збір, перевірку та обробку первинних документів, ведення ділянок обліку (каса, ТМЦ, розрахунки), а також підготовку проектів звітності для їх подальшого підписання керівником».
- «Надати бухгалтеру [ПІБ] право другого підпису на касових документах та право підпису в актах інвентаризації та списання у складі відповідних комісій».
Чому це важливо для перевірок
Для ДПС
Якщо ви подали форму №1-ОПП лише на директора, то податкова очікує звітність лише з одним підписом. Наявність штатного бухгалтера без права підпису звітності не суперечить закону, якщо це зафіксовано внутрішнім наказом.
Для касової дисципліни
Підпис бухгалтера на касових ордерах буде легітимним лише за наявності наказу про делегування йому таких повноважень. Без цього підпис особи, яка не вказана в №1-ОПП як «головний бухгалтер», може бути визнаний недійсним.
Рекомендації
Перевірте посадову інструкцію бухгалтера. У ній не повинно бути обов'язку «підписувати та подавати податкову звітність», натомість має бути «підготовка даних для звітності». Це усуне колізію з вашими даними в Електронному кабінеті.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
