Документальним підтвердженням надання благодійної допомоги у вигляді ТМЦ можуть бути такі документи (в комплексі):
- Лист-клопотання від одержувача (благодійної організації, лікарні, школи, місцевої ради тощо) – за його наявності. У листі може зазначатися, яку саме допомогу потребує отримувач: грошові кошти (можливе зазначення цілей, на які потрібні кошти), певні товари або послуги тощо. В даному випадку в листі можна зазначити потребу в МШП, що плануються до передачі. Такий лист складати не обов’язково, він свідчить лише про ініціативу та потреби отримувача благодійної допомоги;
- Наказ керівника підприємства про надання благодійної допомоги – складається обов’язково як підстава для проведення цієї госпоперації. У наказі слід навести максимальну інформацію про надання допомоги: форма допомоги (в даному випадку – ТМЦ, а саме МШП), цілі надання допомоги (якщо вони є) та номенклатура ТМЦ;
- Первинні документи, які свідчать про передачу ТМЦ отримувачу. Це може бути накладна на ім’я отримувача або акт списання ТМЦ.
Відповідно до п. 23 НП(С)БО 9, вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.
У запитанні йдеться про МШП, які вже передані в експлуатацію, списані з балансу і тепер обліковуються за місцями експлуатації по кількості. Тож в бухобліку передання таких МШП вже не відображається, а в обліку за місцями експлуатації відображається їх вибуття на підставі вищезазначених документів – накладної або акту.