Які ризики того, що підзвітна особа оплачує потреби підприємства власними коштами?

Якщо на підприємстві немає банківського рахунка, необхідні платежі можуть сплачуватися підзвітними особами – директором, бухгалтером тощо, готівкою через каси банків або з власних рахунків.

Звертаємо увагу, що грошові зобов’язання зі сплати податків платник (підприємство) повинен виконувати самостійно (див. пп. 57.1 ПКУ). Але в даному випадку підзвітна особа діє не від свого імені, а від імені підприємства, тож ця умова виконується.

Після сплати податків та інших платежів підзвітна особа повинна подати звіт підприємству та вимагати відшкодування фактично понесених витрат (ст. 1160 ЦКУ).

Форма такого звіту законодавством не встановлена. Але для цих цілей можна використати і авансовий звіт (форма затверджена наказом Мінфіну №841). Строго кажучи, ця форма призначена для випадків, коли працівнику видаються кошти заздалегідь, проте її часто використовують і тоді, коли підзвітні кошти працівнику не видавалися та він витратив свої.

Подати такий авансовий звіт варто одразу після закінчення дій щодо оплати платежів, не відкладаючи це на потім.  ДФСУ погоджується, що у такому разі (тобто при витрачанні особою власних коштів) фінансові санкції за порушення строків надання авансового звіту не застосовуються (строки і санкції передбачені пп. 170.9 ПКУ).  Більш докладно про це – тут.

В авансовому звіті працівник не заповнює графи попереднього отримання авансу, а тільки вказує суму грошей, витрачену на сплату податків та інших платежів. До звіту додається банківська квитанція (оригінал) про зарахування готівки на відповідні реквізити для сплати податків чи рахунків постачальників.

Також радимо оформити наказ  керівника про те, що у разі, якщо підзвітна особа здійснить витрачання власних грошових коштів у майнових інтересах підприємства, їй проводиться компенсація витрачених коштів після затвердження Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт.

Авансовий звіт затверджується керівником, і тільки після цього працівнику можна компенсувати витрачені кошти.

Якщо підзвітна особа вносить до каси банку готівкові кошти для сплати податків за підприємство, то жодних обмежень за сумою немає - на розрахунки з бюджетами такі обмеження не поширюються (п. 8 Положення № 148). А ось у разі сплати рахунків постачальників готівкою через ккаси банків слід врахувати обмеження, встановлене п. 6 Положення № 148.

Отже, за звичайних умов діяльності ризиків немає. Проте не радимо накопичувати заборгованість підприємства перед підзвітними особами, за наявності фінансових можливостей потрібно її погашати.  Підприємство може повернути підзвітній особі витрачені кошти готівкою через касу або переказом на її рахунок. Нагадаємо, що позовна давність за такою заборгованістю становить загальні три роки, тож після спливу позовної давності підприємство повинно буде включити суму неповернутої заборгованості в дохід. 

Щодо початку перебігу строку позовної давності щодо підзвітних сум ми писали тут. Зауважимо, що зараз діють інші правила оподаткування прибутку, ніж в 2013 році (дата вищевказаного матеріалу), тому наприкінці зазначеного терміну, в податковому періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) та підлягатиме включенню до складу інших операційних доходів при списанні заборгованості (Дт 372 Кт 717). Коригування фінрезультату з метою оподаткування на ці суми не передбачене.