Облік компенсації витрат працівникові за ПММ

Якщо підприємство компенсує витрати за договором, то саме в такому договорі варто обумовити і особливості компенсації, документування. 

Наприклад, сторони можуть домовитися, що після закінчення кожного місяця працівник складає Звіт про використання авто, в якому за кожен день роботи автомобіля зазначає пробіг автомобіля (кількість кілометрів) для потреб підприємства, використання ПММ за нормами і фактично. Договором може передбачатися відшкодування фактично використаних ПММ, але не більше за встановлені норми тощо.

Але оскільки мова йде про відшкодування вже використаних ПММ, працівник має подати документи і про їх придбання, щоб підтвердити вартість фактично використаних ПММ. 

На підставі Звіту і підтвердних документів використані працівником для потреб підприємства ПММ відображають записом: Дт 23, 91, 92, 93 (використовується рахунок залежно від напрямку використання авто) Кт 685.

Поряд з цим компенсацію ПММ можна розглядати як надання підприємством працівнику додаткового блага, а відтак, постане питання утримання з суми компенсації ПДФО і військового збору. Питання це дискусійне і детальніше про це можна прочитати тут.

Якщо підприємство компенсує працівникові вартість витрачених ПММ, надаючи талони, таку операцію слід розглядати як продаж талонів. Тому що право власності на талони переходить від підприємства до працівника. Це також означає, що на таку операцію підприємство, якщо воно платник ПДВ, має нарахувати податкове зобов’язання з ПДВ. 

Поряд з цим ліцензія та реєстрація платником акцизу не потрібна. Детальніше про це тут.

За якою вартістю передаються талони?

Оскільки підприємство компенсує по кількості витрачених працівником ПММ, талони передаються по вартості таких витрачених ПММ. Причому, якщо вартість передачі менше собівартості ПММ, ПДВ донараховують до рівня собівартості, складаючи на таку різницю другу ПН, яка залишається у підприємства (див. абз. 2 пп. 188.1 ПКУ).

В бухгалтерському обліку передачу талонів відображають записами:

• Дт 377 Кт 712 – на суму передачі з урахуванням ПДВ;
• Дт 712 Кт 641 – нараховано податкове зобов’язання з ПДВ;
• Дт 712 Кт 791 – дохід від продажу віднесено на фінрезультати;
• Дт 943 Кт 203 – списано собівартість проданих талонів;
• Дт 791 Кт 943 – собівартість реалізації віднесено на фінрезультати;
• Дт 685 Кт 377 – зараховано зобов’язання між заборгованостями. 

Якщо вартість переданих талонів менше вартості фактично використаних ПММ, наданих для відшкодування, на кінець звітного періоду на субрахунку 685 буде відображатися заборгованість перед працівником, яка погаситься вартістю переданих талонів наступного періоду.

Інша процедура оформлення і обліку витрат на ПММ.

Але процедура оформлення витрат ПММ може бути іншою, якщо замість відшкодування вже понесених витрат ПММ працівникові спершу видадуть талони, а за фактом їх використання працівник звітуватиметься, складаючи Звіт чи інший подібний документ.

Тоді вартість виданих талонів відображають записом: Дт 203 (талони у підзвіті працівника) Кт 203 (талони).

Використані протягом місяця талони, що відображено у Звіті: Дт 203 (ПММ в баку авто) Кт 203 (талони у підзвіті працівника).

Фактично використані протягом звітного періоду ПММ: Дт 23, 91, 92, 93 (використовується рахунок залежно від напрямку використання авто) Кт 203 (ПММ в баку авто).

В цьому разі підприємство не відшкодовує працівникові вартість витрачених працівником ПММ, а підприємство самостійно несе витрати на ПММ, які використовуються особистим авто для потреб підприємства. Тож у цьому разі не потрібно складати договір про компенсацію витрат на ПММ. Особливості використання авто працівника для потреб підприємства і використання ПММ підприємства можуть встановлюватися наказом керівника підприємства. В наказі визначать особливості документування (приміром, в кінці місяця Звітом) та заправку ПММ за рахунок підприємства шляхом видачі талонів.