Оплата послуг мобільного зв’язку працівниками підприємства: відображення в обліку

В рамках договору про надання мобільних послуг оператор мобільного зв’язку виставляє рахунок, у якому наводиться інформація про обсяг отриманих підприємством мобільних послуг та про надходження оплат. 

Згідно з цим рахунком проводяться в обліку витрати на мобільний зв’язок в сумі вартості наданих пакетів послуг та інших послуг згідно з договором. 

Також згідно з рахунком звіряються оплати підприємства за мобільний зв’язок. У рахунку повинні бути наведені всі оплати, в тому числі і таким чином, як описано у запитанні – перерахуванням решти при здійсненні розрахункової операції. При цьому зараховані кошти належать працівнику.

Звісно, працівники можуть самостійно вносити оплату за послуги зв’язку, які надаються їхньому роботодавцю. Облік таких оплат залежатиме від наявності належних розрахункових документів. 

Якщо працівник поповнив корпоративний рахунок  шляхом перерахування здачі через ПТКС (програмно-технічний комплекс самообслуговування), по суті – своїх власних коштів, то у нього повинен бути чек терміналу (або чек РРО, якщо це здійснюється, наприклад, через касу магазину тощо), у якому буде зазначено таке перерахування. На нашу думку, такий чек є достатньою підставою для відшкодування працівнику витрачених коштів. Для цього працівник повинен надати авансовий звіт з додаванням до нього чека термінала або РРО, за яким будуть здійснені такі записи: Дт 631 (аналітика щодо оператора зв’язку) Кт 372 (аналітика щодо працівника).

Відшкодування працівникові витрачених коштів через касу або шляхом перерахування коштів на його банквський рахунок відображається записом Дт 372 Кт 301, 311.

Якщо розрахункових документів (чеку терміналу або РРО) немає (вони були втрачені, не видавалися продавцем або ПТКС видав документ не затвердженої форми), відшкодувати працівнику витрати на оплату мобільного зв’язку не буде можливості. Така оплата відноситься до складу доходів підприємства бухгалтерським записом Дт 631 (аналітика щодо оператора зв’язку) Кт 718 або 719 (на вибір підприємства).

Право на податковий кредит з ПДВ на всю вартість отриманих послуг зв’язку зберігається та визнається на підставі податкової накладної від оператора, зареєстрованої у встановленому порядку в ЄРПН.