Аванс на відрядження за кордон виплачено на особисту платіжну картку працівника та корпоративну картку: як врахувати?

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.Надання авансу є бажаним з економічного погляду, проте це не обов’язково для приватних підприємств. Звичайно, Інструкцією № 59 передбачено виплату авансу на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Та дані норми є рекомендаційними, оскільки Інструкція № 59 призначена виключно для установ та підприємств, які частково чи повністю фінансуються бюджетними коштами, і її метою є недопущення необґрунтованих витрат на відрядження працівників та економія бюджетних коштів. Підприємства приватного сектору не обмежені у витратах на відрядження працівників, тому можуть не враховувати положення Інструкції № 59, вони можуть надавати аванс на відрядження як на корпоративну, так і на приватну картку одночасно, або зовсім не видавати. Приватні підприємства можуть видавати аванс у будь-якій валюті, за потреби в гривні, євро, доларах США та іншій.

Щодо корпоративної картки, то тут достатньо все прозоро. Кошти на цій картці належать підприємству і той факт, що картку надали працівнику, ще не означає, що він отримав аванс на відрядження. Тільки коли працівник буде витрачати ці кошти, тільки тоді вони стануть підзвітними. Нагадаємо, що працівники можуть використовувати тільки такі корпоративні картки, які емітовані на їхнє ім’я. Наприклад, якщо корпоративна картка емітована на директора, то тільки він може нею користуватися і її не можна передавати іншим працівникам. Якщо ПІН картки стає відомим іншій особі, ніж та, на яку її емітовано, така картка вважається скомпрометованою і підлягає заміні.

Кошти на власній платіжній картці стають підзвітними з моменту виплати їх на картку працівника.

Всі понесені витрати повинні бути документально підтверджені і мати зв'язок з господарською діяльністю підприємства та з метою відрядження. Документи про ці витрати надаються в бухгалтерію, а за необхідності складається звіт про використання коштів.

Добові витрати визнаються витратами в бухобліку за курсом на дату затвердження звіту про відрядження. За даними звіту підприємство має компенсувати працівнику витрати на відрядження. Ця сума витрат визначається, враховуючи всі надані підзвітні суми.

Отже, «взаємозалік» між картками не проводиться. Працівник повинен надати витратні документи на всю суму витрачених євро та гривень.

Таким чином, враховуючи зазначене вище, при визначенні перевитрат/необхідності виплатити додаткових коштів підприємство враховує суму авансу, виплачену на платіжну картку працівника та його витрати, фактично здійснені з корпоративної картки на день затвердження звіту.

Наприклад, працівнику видали корпоративну картку із залишком 1000 євро та перерахували аванс на його платіжну картку в сумі 5000 грн. Працівник витратив всю 1000 євро, яка була на корпоративній картці, а решту витрат на суму 4000 грн здійснив зі своєї картки. Він повинен надати в бухгалтерію підтвердні документи на 1000 євро та на 4000 грн, а 1000 грн повернути як невикористані кошти. В бухобліку 1000 євро буде повністю списано як витрати на відрядження прямим записом Дт 23, 91 – 94 Кт 312, а кошти з особистої картки працівника будуть проведені через 372 рахунок: Дт 372 Кт 311 на суму 5000 грн – перерахування коштів на картку працівника, Дт 23, 91 – 94 Кт 372 на суму 4000 грн – витрати на відрядження, Дт 301, 311 Кт 372 на суму 1000 грн – повернення невикористаного авансу готівкою або на рахунок підприємства.