Оскільки найменування підприємства міститься в його установчих документах (статуті для ТОВ, ПП тощо), то зміна найменування відбувається з обов'язковим внесенням змін до таких установчих документів через державного реєстратора. Саме держреєстратор надсилає змінені дані до органу ДФС та Фондів соцстрахування, отже, додаткові дані до цих органів з метою зміни облікових даних подавати не треба.
Виключення становить хіба Фонд інвалідів. Якщо підприємство перебуває на обліку в цьому Фонді (подає до нього щорічні звіти), то відповідно до п. 3 Порядку №70, воно має подати до відділення Фонду реєстраційну заяву з оновленими даними (неприбуткові організації – ще і копію довідки від органу ДФС про включення їх до Реєстру неприбуткових організацій).
Для решти контролюючих органів достатньо отримання даних з ЄДР. Розглянемо, наприклад, як це відбувається у органі ДФС, в якому підприємство перебуває на обліку.
Відповідно до пп. 66.1.1 ПКУ підставами для внесення змін до облікових даних платників податків є інформація органів державної реєстрації. Внесення змін до облікових даних платників податків (п. 66.2 ПКУ) здійснюється у відповідності до вимог Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого Наказом Мінфіну від 09.12.2011 року №1588.
За п. 9.2 Порядку № 1588 у разі виникнення змін у даних або внесення змін до документів, що подаються для взяття на облік, крім змін, які вносяться до ЄДР, платник податків повинен повідомити про це податківців за формами №1-ОПП, №5-ОПП (з позначкою "Зміни") або за формою №1-РПП (з позначкою "Перереєстрація, зміни") (аналогічні вимоги містяться у п. 66.5 ПКУ).
Тож, оскільки відомості про зміну назви підприємства вносяться в ЄДР, фіскальним органам має бути цілком достатньо отримання даних від державного реєстратора, і самому підприємству подавати такі відомості податківцям не потрібно.
Водночас, згідно з п. 9.4 Порядку №1588 у разі внесення змін у дані, що вказуються у довідці за формою №4-ОПП (найменування: прізвище, ім'я, по батькові, місцезнаходження (місце проживання) платника податків, керівника, контролюючого органу, в якому платник податків перебуває на обліку, тощо), ця довідка підлягає заміні у контролюючому органі. Однак на сьогодні сама довідка форми №4-ОПП практично не використовується (див. тут).
Але ось платникам ПДВ варто отримати від податківців витяг з реєстру платників ПДВ із оновленими даними. Для цього, згідно із п. 4.1-4.2 Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, платник ПДВ подає до контролюючого органу, в якому перебуває на обліку, додаткову реєстраційну заяву з позначкою "Перереєстрація". У реєстраційній заяві платник ПДВ зазначає дані станом на дату заповнення заяви, у тому числі критерії, за якими станом на дату заповнення заяви особа відповідає статусу платника ПДВ згідно з розділом V ПКУ.
Щодо ліцензії та РРО, то тут слід звернути увагу на таке:
1. Підставою для переоформлення ліцензії є зміна найменування юридичної особи (якщо зміна найменування не пов'язана з реорганізацією юридичної особи) (п. 15 ст. 13 Закону України від 02.03.2015 р. №222-VIII “Про ліцензування видів господарської діяльності”). Переформлену ліцензію видає відповідний орган ліцензування.
2. Реєстраційне посвідчення на РРО (форма №3-РРО, дод. 3 до Наказу N 547) видається суб'єкту господарювання із зазначенням його найменування. Тому, у разі зміни найменування госпсуб'єкта потрібно здійснити перереєстрацію РРО та отримати нове реєстраційне посвідчення (глава 3 розділу II Наказу № 547). Нове реєстраційне посвідчення видає орган ДФС за місцем обліку.
Відповідна ситуація має відбуватись й з дозволами, проте слід зважати на те, що в Україні дозвільні документи видаються за принципом “єдиного вікна” через Центри надання адміністративних послуг, створених при обласних, районних і відповідних міських державних адміністрацій (ст. 12 Закону України від 06.09.2012 р. №5203-VI “Про адміністративні послуги”).