Чи потрібно ФОП - «єдиннику» мати подорожні листи?

Відповідно до Закону від 05.07.2011 р. №3565-VI "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень" у текстах Законів "Про автомобільний транспорт" та "Про дорожній рух" вилучено посилання на дорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, у тому числі вантажних автомобілів. Отже, наразі вимоги щодо складання подорожніх листів немає.

Подорожнім листом фіксується робота автомобіля, відповідно така фіксація може бути підтвердженням зв’язку списання палива на господарські потреби або використання авто у господарських цілях.

Зокрема, у підкатегорії 101.13, «ЗІР», податківці зазначали, що як для юридичних осіб, так і для фізичних осіб, зареєстрованих платниками ПДВ, передбачено загальний порядок формування податкового кредиту з ПДВ, підставою для якого є податкова накладна, складена та зареєстрована в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг.

Тому фізична особа – підприємець, платник ПДВ, що здійснює вантажні перевезення при придбанні паливно-мастильних матеріалів та отриманні послуг з ремонту вантажного автомобіля, який оформлено на дану фізичну особу або не є його власністю, формує податковий кредит на підставі податкової накладної, складеної та зареєстрованої в ЄРПН платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг.

Однак, у разі подальшого використання таких товарів/послуг в неоподатковуваних операціях або не у господарській діяльності такий платник зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання, та не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду скласти і зареєструвати в ЄРПН в терміни, встановлені ПКУ для такої реєстрації, зведену податкову накладну.

При цьому, у ІПК від 25.05.2018 р. №2330/ІПК/20-40-13-11-11 та від 10.05.2018 р. №2065/ІПК/20-40-13-11-11 зазначалось, що суми ПДВ, сплачені (нараховані) у зв'язку зі здійсненням операцій з придбання ПММ для ведення господарської діяльності ФОП, платник ПДВ має право віднести до складу податкового кредиту в межах норм витрат ПММ на автомобільному транспорті, затверджених Наказом №43. Витрати палива понад такі норми вважаються використанням палива не в господарській діяльності суб'єкта господарювання.

Таким чином, у рамках процесу перевезення оформляти безпосереднє перевезення вантажу таким документом як подорожній лист – немає потреби. Але, оскільки ФОП є платником ПДВ, то він має підтвердити, що певна кількість пального була використана ним саме у господарській діяльності (а не для здійснення перевезень, наприклад, для власних особистих потреб фізособи). І таким підтвердженням, як зазначено вище, і може бути подорожній лист, в якому зафіксовано маршрут автомобіля, кілометраж та кількість витраченого пального згідно з встановленими нормами. В інакшому випадку, зважаючи на схильність податківців у всьому вбачати негосподарське використання, під час перевірки вони можуть наполягати на обов’язку нарахувати ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ за відсутності первинного документу, що підтверджує використання певної кількості пального саме для господарської діяльності.

Також зауважимо, що типових форм подорожніх листів на сьогодні немає. Суб’єкт господарювання самостійно має обрати форму первинного документа, яким буде засвідчувати факт використання палива. Суб'єкти господарювання мають право самостійно розробити та затвердити відповідні форми документів, за допомогою яких здійснюватиметься облік та списання ПММ. До речі, чек на заправку не підтверджує фактичних витрат ПММ, а лише придбання ПММ.

Якщо все ж таки буде використовуватися саме подорожній лист, то слід мати на увазі такі нюанси: форма подорожніх листів має відповідати вимогам чинного законодавства щодо оформлення первинних документів та мати всі обов'язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88. Отже, для списання ПММ суб’єкт господарювання має право використовувати власно розроблену форму первинного документу, яка має містити всі обов'язкові реквізити первинного документу. Головне — у такому документі повинно бути зафіксовано фактичну кількість витрачених ПММ та з якою метою їх використано. Господарюючий суб’єкт на свій розсуд може затвердити форми подорожніх листів внутрішнім розпорядчим документом (наприклад, Положенням про списання ПММ, Положенням про використання службових ТЗ тощо).