Електронний підпис: який він?

Для ідентифікації автора електронного документу може використовуватися електронний підпис. Створення електронного документу завершується накладенням електронного підпису (ч. 2 ст.6 Закону №851).

Електронний підпис - це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону №2155).

Електронний підпис користувача виглядає аналогічно, як і звичайний на будь-який паперових документах. Або ж функцію підпису може виконувати умовне позначення, написане спеціальним шрифтом, який імітує написання "від руки" на листі віртуального документу.

Оригіналом електронного документу є електронний примірник документу з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного згідно із Законом №2155 (ст. 7 Закону №851).

Наразі в Україні з 7 листопада 2018 року, згідно з Законом №2155 електронний підпис може бути трьох категорій:

1. простий електронний підпис та печатка – низький рівень довіри;
2. удосконалений електронний підпис та печатка – середній рівень довіри;
3. кваліфікований електронний підпис та печатка – високий рівень довіри.

Якщо підприємство забажає використовувати удосконалений чи кваліфікований підпис, то його створення потребує залучення сторонніх осіб. Так, у ч. 3 ст. 6 Закону №851 сказано, що відносини, пов'язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом "Про електронні довірчі послуги".

При цьому, ч. 4 ст. 6 Закону №851 передбачено можливість використання простого електронного підпису в електронному документообігу (крім тих, що передбачені Законом №2155) на договірних засадах (звертаємо увагу, що у такому випадку обов’язкова наявність договору про встановлення форми електронного підпису).

Простий електронний підпис застосовується для підтвердження особи підписувача на електронних даних, паперові аналоги яких не потребують власноручного підпису — хоча ч. 1 ст. 17 Закону №2155 дозволяє в таких випадках електронну взаємодію і без використання електронних довірчих послуг.

Тобто, контрагенти у договорі самостійно можуть встановити вид та форму електронного підпису для здійснення електронного документообігу між собою – як у вигляді текстового підпису (коли зазначається прізвище у рукописній формі), так і у вигляді цифрового зображення рукописного підпису (графічне зображення підпису уповноваженої особи). Водночас, в плані застосування для електронного документообігу вибір форми електронного підпису значення не має.