Працівник сам вирішує, як повертати отримані підзвітні кошти

Запитання: Після закінчення відрядження виникла необхідність повернути надміру витрачені із корпоративної платіжної картки кошти (знято із картки більше аніж відзвітовано). Які є законодавчо обґрунтовані шляхи такого повернення та які законодавчі вимоги до оформлення таких повернень:

- чи обов’язково такі надміру витрачені кошти повертати працівникові лише в касу підприємства? 

- чи можна повернути такі кошти прямо на корпоративну картку через термінал (банк вказує нам на наявність такої можливості) та чи треба при цьому оприбутковувати їх по касі?

- чи можна повернути такі кошти прямо на корпрахунок у банку (через оформлення Довіреності) та як це зробити правильно, та чи оприбутковувати попередньо їх по касі чи ні?

Які будуть поради чи застереження у разі, коли така ж ситуація із повернення коштів буде пов’язана із закордонним відрядженням?

Відповідь: Згідно із Порядком складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Міндоходів України від 02.12.2013 р. № 845:  «За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту». Отже, хоча в Положенні про ведення касових операцій і згадується весь час про повернення коштів до каси, на нашу думку, не існує чіткого порядку повернення отриманих (в будь-який спосіб) підзвітних коштів, і те, як повертати такі кошти – в банк або в касу, вирішувати самому працівнику. Головне, щоб при цьому було дотримано строків такого повернення, встановлених законодавством.  

Якщо кошти повертаються до каси, то вони оприбутковуються прибутковим касовим ордером – працівник отримує відривну частину ордеру – квитанцію. Якщо кошти зараховуються на рахунок підприємства (в тому числі, на корпоративний рахунок, якщо договір із банком дозволяє таке зарахування), у підзвітної особи залишається банківська квитанція. Зверніть увагу: працівник повинен оформити не внесення коштів на банківський рахунок від імені підприємства, а саме повернення підзвітних коштів на рахунок підприємства від свого імені (бо інакше в підприємства будуть проблеми при перевірці касової дисципліни з питання, чому кошти були внесені підприємством на рахунок без попереднього оприбуткування в касі).  

Що стосується повернення (зарахування) коштів на корпоративний рахунок через термінал, то навіть якщо така технічна можливість є, ми б не радили нею користуватися. Адже термінал не ідентифікує особу, яка робить внесення на банківський рахунок готівкою. А якщо в документі про таке внесення (якщо він буде наданий терміналом) не буде зазначено, що це працівник повернув кошти, і це не буде зазначено у банківських документах (зокрема, у виписці банку), то як довести, що це було саме повернення надміру витрачених або невикористаних коштів підзвітною особою, а не зарахування коштів від невідомої особи, а отже, безповоротна фінансова допомога? Навіть наявність у працівника квитанції з терміналу без його ідентифікації як платника в ній, і зазначення відповідного призначення платежу, це слабкий захист при податкових перевірках, тобто, можливо, податківці не визнають це порушенням, але гарантій не може дати ніхто.