Працівник повертає залишок коштів на відрядження у строки, встановлені для звітування

Запитання: Працівник повернувся із закордонного відрядження до Великобританії, куди їздив з гривневою корпоративною карткою. Працівник повинен терміново (законодавчі 3 дні) подати до бухгалтерії звіт про здійснені у відрядженні витрати, до якого додати розрахункові документи, що підтверджують ці витрати. Однак, отримавши такий звіт від підзвітної особи, бухгалтер не зможе на дату його подання порахувати загальну суму фактичних витрат у гривнях, понесених підприємством у зв'язку з відрядженням працівника. Адже валюта розрахунків за операціями, здійснюваними за кордоном, відрізняється від валюти картрахунка. А перерахунок суми за операціями в інвалюті у валюту картрахунка (гривні) здійснює банк за курсом, визначеним договором між клієнтом та уповноваженим банком емітентом (курс платіжної системи), а не за курсом. Саме ця гривнева сума і списується з картрахунка. Дані про здійснені операції із застосуванням КПК у валюті розрахунку (доларах США, євро тощо) і продубльовані в гривнях, містяться у виписці банку про рух коштів за конкретною КПК. Але не так-то просто бухгалтеру отримати таку виписку в банку настільки швидко, щоб можна було іще і встигнути здійснити розрахунки з підзвітною особою в 3-денний термін, установлений для подання працівником звіту (така виписка приходить з великим запізненням). Так як же все-таки чинити, щоб не порушувати термінів, установлених для подання звітності про видані (отримані) під звіт з використанням КПК і витрачені грошові кошти? Тобто, як скласти звіт працівнику (у якій валюті та за яким курсом) та як повернути залишок (у якій валюті) та як потім відобразити бухгалтеру у обліку ту різницю, яка буде відомою при більш пізньому отриманні виписки?

Відповідь: По-перше, якщо витрати, пов'язані з відрядженням, були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, пп. 170.9.3 ПКУ встановлені спеціальні строки подання авансового звіту працівником після повернення із відрядження: 

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням корпоративної платіжної картки (тобто, готівкою через банкомат), він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Зверніть увагу, що в такому разі до авансового звіту працівник обов’язково має додати квитанцію із такого банкомату про отримання коштів; 

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував корпоративну платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів А за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

По-друге, ПКУ не встановлено спеціальних правил, за яким курсом визначаються податкові витрати, пов’язані із проведенням закордонного відрядження (див. пп. 140.1.7 ПКУ). Власне, як і немає спеціальних норм і в ПСБО з цього приводу. Тому доводиться користуватися роз’ясненнями контролюючих органів. Так, у листі від 30.09.2013 р. №12251/6/99-99-22-02-04-18 Міндоходів посилається у якості нормативного документу, за яким має визначатися сума витрат на відрядження, на Інструкцію про службові відрядження. Зазначимо, що ця Інструкція є обов’язковою для виконання лише для бюджетних юр осіб, а інші можуть використовувати її лише за бажанням (як рекомендації). В цьому ж листі зазначено таку норму Інструкції:  у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Нацбанком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження. Але у підприємства будуть такі документи – адже обмін здійснював уповноважений банк, і він надасть виписку із зазначенням вартості у гривнях придбаної таким чином підприємством валюти.  Водночас, якщо працівник витратив не усі отримані з корпоративної картки кошти, він має їх повернути у строки, встановлені для звітування, при цьому у тій валюті, в якій він їх із банкомату отримав. І якщо це буде іноземна валюта, то підприємство оприбутковує її вже за курсом НБУ на дату повернення працівником, і визначає курсові різниці.