Відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення (частина 1 статті 9 Закону N 996).
Відповідно до Закону України від 5 липня 2011 року N 3565-VI "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень" у текстах Законів України "Про автомобільний транспорт", "Про дорожній рух" та "Про міліцію" вилучено посилання на дорожні листи будь-яких автотранспортних засобів, у тому числі вантажних автомобілів.
Оскільки чинним законодавством не передбачена типова форма бланка дорожнього листа легкового автомобіля, то підприємство може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.
Списання палива і мастильних матеріалів здійснюється, виходячи з даних про пробіг автомобіля та норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. N 43.
Згідно з пунктом 5 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31 грудня 1999 року N 318, витрати відображаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань.
Отже, перевищення витрат палива над лінійною нормою здійснюється згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства.
При цьому коригування фінансового результату до оподаткування на суму перевищення витрат палива над лінійною нормою розділом III Кодексу не передбачено (Лист ДФСУ від 09.06.2015 р. №11999/6/99-99-19-01-01-15).
