Відповідальність за помилку при заповненні ВКО

Що саме записувати до графи «Видати» ВКО, безпосередньо у Положенні №148 нічого не сказано. Але в самій типовій формі ВКО (за формою додатка 3 до Положення №148) зазначено, що в цій графі записують «прізвище, ім’я, по батькові». Тобто, кошти за ВКО видають конкретній людині.

Разом з тим згідно з пп. 32 Положення №148 реквізити у видатковому ордері «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача [які заповнюються отримувачем готівки (додаток 3 до цього Положення)] та в прибутковому ордері «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, платіжними інструментами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення.

Тобто, якщо касир здає кошти до банку, у ВКО не заповнюються реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача.

З наведеного логічно випливає, що і зазначати ПІБ у графі «Видати» не має сенсу.

Це також підтверджується нормами пп. 29 Положення №148, де зазначено, що видача готівки з каси для здавання її до банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням такої касової операції в касовій книзі.

Далі в пп. 29 Положення №148 зазначено, документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб'єктів господарювання, є:

1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);

2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

3) супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;

4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Тобто, сама процедура здавання коштів до банку така:

• Касир отримує кошти в касі для здавання до банку. В цей момент жодні документи, в тому числі ВКО не складаються;
• Касир передає кошти в касу банку для зарахування на рахунок підприємства і отримує від банку квитанцію про отримання грошей;
• Касир прибуває до каси підприємства і передаєквитанцію банку бухгалтеру, який заповнює ВКО;
• На підставі заповненого бухгалтером ВКО і прикладеної до ВКО квитанції касир робить запис у касовій книзі. Окрім того, касир ставить свій підпис та ПІБ у графі «Видав касир».

З наведеного випливає, що ВКО в цій ситуації відіграє допоміжну, технічну функцію. А первинним документом, який підтверджує здавання готівки до банку, є квитанція банку.

Про те, що у графі «Видати» можна писати банк, а не ПІБ касира, підтверджується, приміром, рішенням суду – Постановою Чернігівського окружного адмінсуду від 18.02.2015 р. у справі №825/367/15-а:

«…Незважаючи на те, що в реквізиті «Видати» у формі видаткового касового ордеру передбачено зазначення прізвища, імені та по-батькові одержувача, в даному випадку в цьому реквізиті робиться запис «банку по квитанції» або «банку по відомості».

… При здаванні готівки в банк в видатковому касовому ордері не може вказуватися прізвище касира (або особи, яка виконує його функції), оскільки гроші видаються не під звіт працівникові, а для внесення на розрахунковий рахунок.

Отже, при здачі готівки в банк в реквізиті видаткового касового ордеру «Видати» вказується «Банку». Якщо поточних рахунків кілька в різних банках, то номер рахунку, на який вноситься грошова готівка, а в реквізиті «Підпис отримувача» - підпис касира підприємства.»

Але, наприклад, в листі НБУ від 12.06.2018 р. №50-0007/32326 зазначено, що у разі оформлення видаткового касового ордеру для здавання готівки до банку в реквізиті «Видати» зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира або іншого працівника підприємства, відповідального за здавання готівки до банку.

Тобто, оскільки в листі НБУ наведена така думка, для уникнення непорозумінь з контролюючими органами, доречно таки в реквізиті «Видати» писати ПІБ касира.

Хоча, знову-таки зазначимо, що, на наш погляд, зазначення банківського рахунку у «Видати» не є порушенням.

Якщо ж при перевірці таки буде встановлено порушення і підприємство не зможе довести своєї правоти, яка відповідальність може бути накладена на підприємство?

З 23 червня 2019 року скасовані фінансові штрафи за порушення касової дисципліни указом Президента від 20.06.2019 р. №418/2019. Тому відповідальності за це немає.