Данные операции регулируются Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением НБУ от 15.12.2004 р. №637 (далее – Положение №637).
Согласно п. 2.3 Положения №637, предприятия имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и/или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в пределах предельных сумм расчетов наличными, установленных соответствующим постановлением Правления НБУ. На данный момент действует постановление Правления НБУ от 06.06.2013 г. №210 «Об установлении предельной суммы наличных расчетов». Согласно п. 1 этого постановления предельная сумма расчетов наличными установлена:
- для предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня – в размере 10000 (десяти тысяч) гривен;
- для физического лица с предприятием (предпринимателем) в течение одного дня за товары (работы, услуги) в размере 150 000 (ста пятидесяти тысяч) гривен.
В данном случае предприятием была проведена наличная оплата за основное средство в сумме, превышающей 80000 грн. То, что эта оплата была произведена директором за собственные средства, на суть операции не влияет: это расчеты предприятия с продавцом основного средства. То, что директор является учредителем, также на суть операции не влияет. В данном контексте имеет значение, был ли продавец основного средства: а) юридическим лицом, б) предпринимателем или в) физическим лицом без статуса предпринимателя.
В первых двух случаях - «а» и «б» - предельная сумма расчетов в течение одного дня будет 10000 грн. Если директор сделал оплату за основное средство единовременно в полной сумме, это является нарушением п. 2.3 Положения №637 и влечет за собой административную ответственность директора согласно ст. 163-15 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 г. №8073-X (далее – КУоАП). За первое нарушение в течение года предусмотрен штраф от 100 до 200 н.м.д.г. – от 1700 до 3400 грн. Штрафы применяются налоговыми органами при условии, что данное нарушение будет выявлено не позднее двух месяцев после его совершения (абз. 1 ст. 38 КУоАП, ст. 234-2 КУоАП).
Если же директор оплачивал основное средство в разные дни частями в суммах не более 10000 грн, нарушения нет.
В третьем случае, если продавец был физическим лицом без статуса предпринимателя, «работает» ограничение в размере 150000 грн. В этом случае нарушения п. 2.3 Положения №637 нет.
Такая покупка основного средства за наличные оформляется отчетом об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена Приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. N 845 (так наз. авансовым отчетом).
Далее, предприятие должно погасить задолженность перед директором как подотчетным лицом за приобретенное им основное средство. Имеются ли ограничения расчетов по этой операции? Так, согласно п. 2.3 Положения №637 ограничения не распространяются на:
1) расчеты предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами;
2) добровольные пожертвования и благотворительную помощь;
3) использование средств, выданных на командировку.
Операция по погашению задолженности по подотчетным суммам здесь прямо не указана, поэтому, если предприятие предпочитает принимать осторожные учетные решения, мы рекомендуем принять во внимание ограничение суммы расчетов физических лиц с предприятием в размере 150000 грн. Поскольку указанная в вопросе сумма в размере свыше 80000 грн, скорее всего, не превышает 150000 грн, ее можно единовременно выплатить директору как подотчетному лицу.