Командировка на авто работника: бензин оплаченный предприятием включаем в 1-ДФ

Вопрос: Наша фирма на  едином налоге (4 группа, ставка 5%). Сотрудник ездит в командировки на собственном  автомобиле, пользуется карточкой на бензин, за который платит  наша  фирма (путем пополнения такой карточки). Договора на аренду автомобиля  нет. Мы должны платить в бюджет 15% НДФЛ, и отразить такой доход сотрудника в отчёте по форме 1 ДФ. Как это нужно делать правильно?  Какие штрафные санкции при проверке нам грозят, так как в 1ДФ мы такой доход не показывали?

Ответ:  Согласно пп. 165.1.11 НКУ, средства выданные работнику под отчет на командировку (равно как, с точки зрения автора, и суммы возмещения потраченных работником собственных средств по возвращению из командировки) не относятся в состав его налогооблагаемого дохода. Однако при этом такие средства должны соответствовать критериям, установленным п. 170.9 НКУ. 

Обратите внимание на то, что работнику перед командировкой была выдана денежная карточка ГСМ. Получению такой карты предприятием предшествует заключение соответствующего договора с поставщиком ГСМ. Такой картой можно рассчитаться только у конкретного поставщика (либо в сети его АЗС) в пределах суммы, перечисленной такому поставщику. Поэтому, с точки зрения автора, можно пользоваться аналогией с корпоративной картой предприятия (поскольку о картах для приобретения ГСМ в НКУ в части командировок не сказано ни слова). 

Итак, получая карточку ГСМ работник не получает аванс на командировку – хотя, условно говоря, на ней и есть деньги предприятия, работник получит к ним доступ только на АЗС и только покупая ГСМ. О приобретенном ГСМ работник обязательно получит фискальный чек (а то и не один – по количеству операций по приобретению ГСМ), который обязан предъявить в бухгалтерию работодателя вместе с авансовым отчетом, в сроки, установленные пп. 170.9.3 НКУ – 10-20 банковских дней. Таким образом, работник отчитывается об израсходованных (списанных с карточки) денежных средствах предприятия. Если он нарушает сроки подачи отчета, или не прилагает к отчету фискальные чеки и не возмещает при этом работодателю сумму истраченных средств, то работодатель становится налоговым агентом в отношении таких средств (пп. 170.9.1 НКУ). В этом случае стоимость приобретенных ГСМ устанавливается по приходной накладной от поставщика и расшифровке оборотов по карточке, полученным из банка. Эта стоимость с целью определения базы удержания НДФЛ умножается на «натуральный» коэффициент, установленный п. 164.5 НКУ – поскольку такие средства получают название «излишне израсходованные средства на командировку и не возвращенные в установленные законодательством сроки». В этом случае, с точки зрения автора, нужно на следующий день после окончания сроков подачи авансового отчета/возврата излишне истраченных средств начислить налоговое обязательство по НДФЛ за счет других доходов работника (например, зарплаты – ДТ 661 КТ 641/НДФЛ) и перечислить его в бюджет. В отчете по форме 1ДФ  этот доход отражается с признаком «118». 

Возможен и другой вариант – работник подаст авансовый отчет вовремя и приложит к нему фискальные чеки. Формально облагать стоимость ГСМ, приобретенных по таким чекам, нет оснований – работник действовал по распоряжению руководителя и использовал приобретенные ГСМ для выполнения трудовых функций. Однако и этот случай предусмотрен пп. 170.9.1 НКУ. В нем сказано, что работодатель является налоговым агентом в части сумм, которые превышают сумму расходов работника – плательщика НДФЛ на такую командировку, рассчитанных в соответствии с разделом III НКУ. Поскольку работник ездил в командировку не на служебной машине (договора аренды автомобиля не было), то нет оснований и снабжать такого работника бензином. Во всяком случае, именно так на сегодня рассуждают при проверках налоговики – списание ГСМ по неслужебным машинам, даже использованным во время командировки, с их точки не является основанием для отнесения расходов на приобретение таких ГСМ в состав налоговых расходов. Поэтому либо работнику придется сдать приобретенные ГСМ вместе с авансовым отчетом и фискальными чеками на их приобретение, либо опять же – их стоимость, увеличенная на «натуральный» коэффициент, станет базой для обложения НДФЛ. Отражение такого дохода в 1ДФ описано выше.