Якщо помилку допущено у березні 2015 р., то на даний час вже має бути поданий звіт з ЄСВ за формою Додатка 4 до Наказу Міндоходів України "Про затвердження Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування" від 09.09.13 №454 (далі – Додаток 4), та звіт до ФСС з ТВП за формою Ф4-ФСС з ТВП, затвердженою постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4. Граничний строк подання звітності з ПДФО за формою № 1ДФ ще не настав (форма № 1ДФ за перший квартал 2015 р. подається до 12.05.2015 р. включно).
Виправлення помилки. Перш за все слід зробити правильний розрахунок лікарняних та скласти бухгалтерську довідку. У довідці слід навести інформацію про суть помилки, навести помилкові бухгалтерські проведення, які фактично були здійснені у березні 2015 р., а також зазначити бухгалтерські проведення, якими ця помилка виправляється.
Наприклад, працівникові помилково було нараховано 3600,00 грн лікарняних за 12 робочих днів, в тому числі за рахунок роботодавця – 1500,00 грн, за рахунок ФСС з ТВП – 2100,00 грн. Потрібно було нарахувати 3000,00 грн, в тому числі за рахунок роботодавця – 1250,00 грн, за рахунок ФСС з ТВП – 1750,00 грн.
Для виправлення помилки слід сторнувати зайво нараховані лікарняні проведенням:
Дт 949 Кт 663 на суму -250,00 грн (1250,00 – 1500,00 = -250,00);
Дт 378 Кт 663 на суму -350,00 грн (1750,00 – 2100,00 = -350,00).
Сторнується сума ЄСВ, що був утриманий за ставкою 2% та нарахований за ставкою 33,2% на зайву суму лікарняних:
(3000,00 – 3600,00) * 2% = -600,00 * 2% = -12,00 грн;
(3000,00 – 3600,00) * 33,2% = -600,00 * 33,2% = -199,20 грн.
Робляться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 651 на суму -12,00 грн;
Дт 949 Кт 651 на суму -199,20 грн.
Сторнується сума ПДФО, що був утриманий із зайво нарахованих лікарняних:
-(600,00 -12,00) * 15% = -88,20 грн (умовно припускаємо, що ставка ПДФО дорівнює 15%).
Робиться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 641 на суму -88,20 грн.
Сторнується військовий збір, що був утриманий із зайво нарахованих лікарняних:
(3000,00 – 3600,00) *1,5% = -9,00 грн.
Робиться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 642 на суму -9,00 грн.
У звіті з ЄСВ за формою Додатка 4 ця помилка виправляється у таблиці 6 та у таблиці 1.
У таблиці 6 заповнюються такі реквізити:
9. Код категорії застрахованої особи – 29;
10. Код типу нарахувань – 3 - сума заробітної плати (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму єдиного внеску;
13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності – не заповнюється, оскільки кількість днів не змінювалася;
17 та 18 – наводиться зайво нарахована сума – 600,00 грн без знака «мінус», оскільки вже заповнений реквізит 10, з якого видно, що це зменшення;
19 – наводиться сума зайво утриманого ЄСВ – 12,00 грн також без знака «мінус».
Решта реквізитів таблиці 6 заповнюється так, як вони заповнювалися для цього працівника у звіті за березень 2015 р.
У таблиці 1 заповнюються такі рядки (за умови, що інших виправлень не було):
7.1 та 7.1.8 – на суму 199,20 грн без знака «мінус»;
7.3 та 7.3.5 – на суму 12,00 грн без знака «мінус».
7.4 – на суму 600 грн без знака «мінус»;
Зміст помилки – «Зайво нарахована сума допомоги по тимчасовій непрацездатності за березень 2015 р. в сумі 600,00 грн.»
Всі показники підлеглих рядків рядка 7 приймають участь у розрахунку підсумкових показників рядка 8 та підлеглих рядків.
Помилка у звіті до ФСС з ТВП за формою Ф4-ФСС з ТВП. У разі якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів (п. 10 Порядку фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 26).
Такі страхувальники після виявлення помилки терміново повинні повідомити орган Фонду за місцем обліку про зміст помилки, зазначивши прізвище й ініціали застрахованої особи, номер листка непрацездатності, вид допомоги, за яким виявлено помилку.
Далі повернуті суми потрібно відобразити у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП за той період, в якому виправлено помилку. В даному випадку це буде І півріччя 2015 р.
У разі якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів (ст. 34 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» - далі Закон № 1105). Нажаль, в цьому законі чітко не визначено, з якої дати відлічується цей триденний строк – з дати отримання коштів або з дати виплати лікарняних працівникам. За умовами запитання очевидно, що цей строк вже не дотримано в будь-якому разі, адже помилка виявлена надто пізно.
Згідно ч. 6 ст. 15 Закону № 1105 за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників накладається штраф у розмірі 10 відсотків несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 відсотка зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.
Якщо звіт за формою № 1ДФ ще не подавався (строк 12.05.2015 р. ще не настав), то цей звіт формується у звичайному порядку з урахуванням вже виправлених даних. Якщо податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 1 квартал 2015 р. вже було подано з помилковими даними, то слід подати звітний новий податковий розрахунок згідно п. 4.2 наказу Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Якщо виправлення помилки буде здійснюватися після закінчення строку подання форми № 1ДФ (в даному випадку після 12.05.2015 р.), треба буде подавати уточнюючий податковий розрахунок.
Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків є однаковим. Звітний новий та уточнюючий податкові розрахунки подаються на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку і містять інформацію лише за рядками й реквізитами, які уточнюються.
Коригування показників розділу I форми № 1ДФ:
для виключення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 9 указати "1" - на виключення рядка;
для введення нового (вірного) рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати "0" - на введення рядка. В даному випадку у графах 3а та 4а слід вказати правильні суми доходу працівника за 1 квартал 2015 р. та правильну суму утриманого з такого доходу ПДФО – з урахуванням зменшення цих сум внаслідок коригування сум допомоги з тимчасової непрацездатності.
Коригування показників розділу II форми № 1ДФ:
підрозділ "Військовий збір": для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку "Військовий збір - виключення****" потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку "Військовий збір" відобразити правильну інформацію – з правильною сумою утриманого військового збору.
Показники виплаченого доходу, сплаченого ПДФО та військового збору у формі № 1ДФ не виправляються, оскільки ці суми не можуть бути змінені. У наступних місяцях працівник може або повернути зайво виплачені йому суми, або йому може бути виплачено менші суми доходу з урахуванням переплати за березень 2015 р.