Відповідно до пп. 169.4.2 ПКУ, роботодавець платника податку зобов'язаний здійснити перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги. Випадки і строки проведення перерахунків визначені цим самим пунктом ПКУ:
а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ (коли ПСП застосовувалась до доходів платника податку, інших ніж заробітна плата; або заробітної плати, що її платник податку протягом звітного податкового місяця отримує одночасно з доходами у вигляді стипендії, грошового чи майнового (речового) забезпечення учнів, студентів, аспірантів, ординаторів, ад'юнктів, військовослужбовців, що виплачуються з бюджету; або доходу самозайнятої особи від провадження підприємницької діяльності, а також іншої незалежної професійної діяльності);
в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
Тобто річний перерахунок заробітних плат працівників та утриманих з них сум ПДФО за 2014 рік слід було провести не пізніше ніж під час нарахування заробітної плати за останній місяць цього року, тобто у грудні 2014 року.
Основною метою проведення річного перерахунку є перевірка правильності нарахування місячних оподатковуваних доходів у вигляді заробітної плати та виявлення доходів, які підлягають додатковому оподаткуванню за ставкою 17% (для 2014 року). При проведенні річного перерахунку ПДФО слід перевірити правильність формування місячних оподатковуваних доходів у вигляді заробітної плати, застосування податкової соціальної пільги та правильність застосування ставок ПДФО з нарахованих зарплат. Річний перерахунок обов'язково проводиться з урахуванням вимог п. 167.1 ПКУ, згідно з якими якщо база оподаткування щодо доходів у формі заробітної плати в календарному місяці перевищує 10-кратний розмір мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року, таке перевищення оподатковується за підвищеною ставкою. У 2014 році ставка ПДФО 17% застосовувалась до сум доходів, у т. ч. заробітної плати, що перевищували 12180 грн (1218 грн х 10). У 2015 році розмір 12180 грн не змінився, проте ставка для перевищення становитиме 20%.
Окрім прямо зазначених у пп. 169.4.2 ПКУ, є ще випадки, коли проведення перерахунку є необхідним, наприклад:
— якщо у звітному 2014 році працівнику провадилися донарахування і виплати сум за попередні податкові періоди (місяці). Такі суми донарахувань при проведенні перерахунків слід віднести до відповідних податкових періодів (місяців), за які відбувається донарахування (пп. 169.4.3 ПКУ);
— якщо є «перехідні» суми (відпусткові, лікарняні). Такі суми при перерахунку відносять до відповідних періодів їх нарахування;
— для виправлення арифметичних та інших помилок, які були допущені при оподаткуванні та застосуванні податкової соціальної пільги та ставок ПДФО протягом звітного року.
До речі, пп. 169.4.3 ПКУ дозволяє робити перерахунок у будь-яких випадках та за будь-який період.
Унаслідок проведення перерахунків можуть бути встановлені суми ПДФО як до утримання з працівника, так і до повернення йому. Порядок здійснення таких дій встановлено пп. 169.4.4 ПКУ. Якщо внаслідок перерахунку виникає недоплата ПДФО, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати. Якщо ж унаслідок остаточного розрахунку з працівником, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму його оподатковуваного доходу за останній місяць, то непогашена частина недоплати включається до складу податкового зобов'язання фізособи за наслідками податкового року та сплачується самостійно платником1.
--1--
Додатково див. «ДК» №51-52/2014.
До речі, штрафні санкції за подання податкової звітності (форма №1ДФ) з недостовірними відомостями, передбачені п. 119.2 ПКУ, у разі проведення перерахунку (п. 169.4 ПКУ) не застосовуються.