Інструкція про порядок ведення трудових книжок затверджена спільним наказом Мінпраці України, Мінюсту України та Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58. Дії працівника при втраті трудової книжки прописані у розділі 5 цієї Інструкції.
Так, фізособа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи.
Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Тобто, якщо трудова книжка втрачена, її дублікат оформлюється за останнім, а не за новим місцем роботи.