Перерахування коштів для того, щоб їх зняти і повернути до каси законодавство не передбачає

Питання: До цих пір використовували чекову книжку, а зараз керівник бажає використовувати картковий рахунок.Чи може керівник вибирати із розрахункового рахунку кошти в касу для господарських потреб підприємства (виплати зарплати працівникам, розрахунків за закуплену сировину і т.д.) використовуючи картковий рахунок відкритий на керівника підприємства, при цьому не використовувати чекову книжку видану банком? Тобто: платіжним дорученням скидаю кошти на картковий рахунок, а керівник в той же день приносить ці кошти у касу підприємства, оприбутковую іх прибутковим касовим ордером. Кореспонденція ДТ 301 Кт 311.

Відповідь: У питанні не сказано, чи є картковий рахунок корпоративним чи особистим рахунком керівника.  Тому розглянемо обидві ситуації. Перерахування коштів на особистий рахунок фізособи повинно мати певну причину, яка вказується у призначенні платежу. Такі кошти будуть вважатися виданими під звіт, але тільки за умови, що це прямо вказано у платіжному дорученні банку. Чинне законодавство передбачає отримання коштів під звіт на здійснення цивільно-правових дій і на відрядження. Перерахування коштів для того, щоб їх зняти і повернути до каси – такого призначення платежу законодавство не передбачає. Але на практиці це можливо, хоча при цьому доведеться все ж таки при видачі (перерахуванні) коштів під звіт мати іншу причину їх перерахування: або наказ про відрядження, або наказ (розпорядження) керівника перерахувати йому на особисту картку підзвітні кошти на здійснення окремої цивільно-правової дії. 

Кошти, які перераховуються на корпоративний рахунок, доступ до якого має уповноважена особа, наприклад, ваш керівник, на якого було емітовано корпоративну картку, за фактом такого перерахування ще не вважаються отриманими під звіт, оскільки рахунок не належить такій уповноваженій особі, а належить суб’єкту господарювання, яке такі кошти на корпоративний рахунок перераховує. Тільки тоді, коли уповноважена особа знімає кошти з корпоративного рахунку, зокрема, за допомогою банкомату, або розраховується корпоративною карткою, списані з корпоративного рахунку кошти потрапляють під звіт уповноваженій особі.  

П. 170.9 НКУ встановлено строки повернення невикористаних підзвітних коштів та подання авансового звіту підзвітною особою. Щодо коштів у національній валюті – гривні, немає цільового порядку використання у випадку їх отримання з банківського рахунку. Як немає і вимоги кошти для виплати зарплати обов’язково отримувати в банку, її можна видати працівникам як із виручки, так і із решта надходжень до каси, зокрема, у сумі раніше виданих під звіт коштів, повернених підзвітною особою через їх невикористання. Але при цьому буде проведення не Дт 301 Кт 311, а Дт 301 Кт 372, адже такі кошти буде оприбутковано від підзвітної особи. 

Також при виплаті зарплати із каси слід не забувати про сплату ПДФО і ЄСВ у строки, встановлені чинним законодавством.