Заповнюємо авансовий звіт правильно: практичні рекомендації

Згідно з останнім абзацом п. 5 Порядку №845, фізособа, що отримала підзвітні кошти, заповнює всі графи авансового звіту, крім:

— «Звіт перевірено»;

— «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером»;

— бухгалтерських проведень;

— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Зазначені графи заповнює особа, що надала такі кошти (або посадові особи такої особи). Крім того, графа «Звіт затверджено у сумі» заповнює і підписує керівник (податковий агент), із зазначенням дати.

1. «Номер авансового звіту» — реквізит зазначає сама фізособа, але дізнатися його вона може лише в особи, яка видала підзвітні кошти (наприклад, у бухгалтерії). На практиці авансові звіти нумеруються послідовно за датою їх складання.

2. «Дата складання авансового звіту» — зазначається за фактичною датою складання і має велике значення. Адже саме за нею вирішуватиметься, чи вчасно підзвітна особа подала авансовий звіт.

3. «Найменування податкового агента» — це найменування юрособи або самозайнятої особи тощо, яка надала кошти під звіт. Чинне законодавство не містить чітких вимог щодо формату такого реквізиту. Радимо користуватися офіційними даними, тобто зазначати повне найменування (або скорочене, якщо воно передбачене установчими документами, наприклад статутом).

4. «Код за ЄДРПОУ» — у разі видачі авансу самозайнятою особою у цьому реквізиті можна зазначити її номер облікової картки платника податків (або серію і номер паспорта, якщо самозайнята особа відмовилася від прийняття такого номера).

5. «Відділ/Посада, Цех/Професія» — назва відділу або цеху зазначається відповідно до організаційної структури юрособи (яка встановлюється нею самостійно). Можна зазначити посаду або професію працівника.

6. «П. І. Б.» — у цьому реквізиті наводять повністю прізвище, ім'я та по батькові підзвітної особи (відповідно до її паспортних даних).

7. «Податковий номер (або серія і номер паспорта)» — пояснення щодо заповнення цього реквізиту наводиться у виносці у самій формі авансового звіту. За наявності у ньому зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків — підзвітної особи. А якщо вона відмовилася від його прийняття у встановленому законодавством порядку — серія і номер її паспорта.

8. «Призначення авансу» — у цьому реквізиті слід коротко, але зрозуміло зазначити, на що видавався аванс, наприклад: «На відрядження», «Для придбання канцтоварів» тощо.

9. «Залишок/перевитрата попереднього авансу» — у цьому реквізиті зазначається (за наявності) цифрами сума у гривнях з копійками не поверненого на дату складання авансового звіту попереднього авансу або не погашеної на таку дату перевитрати, за якою було вже відзвітовано. Але якщо працівник отримував аванс або поніс витрати в іноземній валюті (як правило, на закордонне відрядження), то хоча авансовий звіт і складається у гривнях, поруч треба зазначити для аналітичного обліку і суму еквівалента в іноземній валюті.

10. «Одержано (від кого, № та дата)» — у цьому реквізиті зазначають, як саме було отримано аванс, за яким подається авансовий звіт. Аванс можна було отримати або готівкою із каси, або безготівково — на особисту картку або за допомогою корпоративної картки.

11. «Усього отримано» — у цьому реквізиті підсумовується і наводиться цифрами у гривнях із копійками загальна сума отриманого авансу, за яку підзвітна особа звітує таким авансовим звітом.

12. «Витрачено» — тут зазначається цифрами у гривнях із копійками загальна сума витрачених підзвітною особою коштів. Докладний опис таких витрат наводиться на зворотному боці авансового звіту у форматі: № за порядком заповненого рядка, дата документа, який підтверджує понесені витрати, кому, за що і на підставі якого документа сплачено, загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом. У цьому самому переліку записують і суми добових, але без наведення документів, які їх підтверджують (добові — це витрати, які не потребують документального підтвердження їх фактичного витрачання працівником).

13. «Залишок/перевитрата» — тут зазначається (за наявності) цифрами у гривнях із копійками сума наявного залишку за авансом, за який звітується цим авансовим звітом. Якщо ж підзвітна особа, навпаки, витратила більше, ніж отримала авансу, вона показує суму перевитрати.

14. «Додаток __ документів» — тут цифрами зазначається кількість документів, що підтверджують понесені підзвітною особою витрати і додаються до авансового звіту.

15. «Дата, підпис» — у цьому реквізиті підзвітна особа, яка подає авансовий звіт, ставить дату його подання і свій підпис. Для уникнення непорозумінь під час податкової перевірки дуже бажано, щоб дата, наведена на початку авансового звіту, збігалася з датою такого підпису. Крім того, такі самі підпис і дата має бути проставлено на зворотному боці авансового звіту.

Решту реквізитів заповнюють уже певні посадові особи (найчастіше бухгалтер).

Приклад.

18 грудня 2014 року менеджеру Кулічко І. І. з каси підприємства було видано 1000 грн. на закупівлю канцелярських товарів. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, був наданий до бухгалтерії підприємства 19 грудня 2014 року (приклад заповнення див. у зразку).

Зразок

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт