Первинні документи з обліку зарплати: обов'язкові реквізити

Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі — платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість) (1). Вони є підставою для бухгалтерського обліку відповідних операцій — нарахування та виплати заробітної плати (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

Частиною 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов'язкових реквізитів, які у випадку розрахункової та платіжної відомості будуть такими:

 — назва документа: розрахункова відомість, відомість на виплату грошей;

— дата і місце складання: для розрахункової відомості це буде остання дата періоду, за який проводиться нарахування (найчастіше це остання дата місяця або дата звільнення працівника); для відомості на виплату грошей — останній день строку виплати заробітної плати, що зазначений у відомості. Саме цією датою відомість проводиться в обліку: після закінчення встановленого строку виплати заробітної плати касир складає реєстр депонованих сум, визначається фактично виплачена сума, і на неї складається видатковий касовий ордер згідно з п. 3.9 Положення №637;

— назва підприємства-роботодавця, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції. Зміст господарських операцій з нарахування та виплати заробітної плати випливає із загального змісту цих документів (у розрахунковій відомості наводиться розрахунок сум заробітної плати в розрізі працівників, а у відомості на виплату грошей — інформація про виплату заробітної плати також в розрізі працівників). Обсяг господарських операцій — це суми нарахованої та виплаченої заробітної плати;

— одиниця виміру господарської операції — це гривня;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Розрахункова відомість складається і підписується працівником, який уповноважений керівником підприємства на нарахування заробітної плати. Повноваження працівника на виконання цих дій має фіксуватися у трудовому договорі з ним (ст. 21 КЗпП), воно також може оформлятися окремим наказом керівника підприємства або зазначатися у посадовій інструкції працівника. Платіжна відомість підписується керівником (дозвільний напис керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені), головним бухгалтером та працівником, який видав гроші (найчастіше це касир), — див. форму відомості у додатку 1 до Положення №637;

— особистий підпис, що дає змогу ідентифікувати посадову особу роботодавця, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Щодо реквізиту «підпис», то він містить зазначення посади особи, яка підписує документ, її підпис та розшифрування, в якому зазначаються ініціали та прізвище (2). Ця вимога не стосується власне працівників, які отримують зарплату, бо вони не є посадовими особами, що беруть участь у госпоперації, але підпис про одержання готівки працівником, з огляду на вимогу п. 3.5 Положення №637, повинен бути (це робиться в межах трудових відносин працівників із роботодавцем).

-------------------(1)------------------

Іноді (наприклад, при розрахунку при звільненні) виплата належних працівникові сум відбувається за окремим видатковим касовим ордером. Але його оформлення в цій статті ми не розглядаємо.

-------------------(2)---------------------

Пункт 1.8 Системи організаційно-розпорядчої документації ГОСТ 6.38-90, затвердженої Державним комітетом СРСР з управління якістю продукції та стандартів від 27.03.90 р. №622.

---------------------------------------------

Такий самий набір обов'язкових для первинних документів реквізитів вимагає і п. 2.4 Положення №88, у якому також прямо вказано на те, що у документах мають бути прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.

Отже, за наявності та за умови правильного оформлення вищезазначених реквізитів первинні документи з нарахування та виплати заробітної плати можна вважати складеними правильно.