Працівник у відрядженні розраховувався корпоративною карткою: відображаємо витрати в авансовому звіті

Запитання: Директор, перебуваючи у закордонному відрядженні, розраховувався за готель та транспорт корпоративною карткою, яка відкрита підприємством у гривні. Банк надав виписку по рахунку, у якій відображені суми витрат за комерційним курсом. До бухгалтерії було подано звіт про використання коштів, виданих на відрядження (всі чеки та квитанції), у якому необхідно відобразити видані аванси. Яку суму відображати: за курсом списання коштів з корпоративної картки згідно з випискою банку чи за курсом НБУ на дату списання? 

Відповідь: Грошові кошти з корпоративної карти вважаються виданими в підзвіт в момент їх списання с карткового рахунку, а саме зняття коштів з цього рахунку або оплати за допомогою картки за товари/ послуги.  С цього моменту починається обрахунок строку, на протязі якого необхідно повернути їх підприємству або надати авансовий звіт.

Що стосується курсу за яким відображається виданий аванс, як в обліку роботодавця, так і в авансовому звіті працівника, це регламентує П(С)БО 21 «Вплив змін курсових різниць». Згідно з п. 6 та 7 П(С)БО 21, оскільки виданий аванс є немонетарною статтею, тому він визначається у валюті звітності із застосуванням валютного курсу дня виплати авансу.  В подальшому такі немонетарні статті в балансі відображаються за історичної собівартістю і не підлягають перерахунку на дату балансу або на дату подання (затвердження) авансового звіту.

До авансового звіту, крім підтвердних документів щодо витрат на відрядження, фізичні особи повинні надати підтверджуючі документи щодо використання коштів саме з корпоративної карти. Такими документами можуть бути (але не виключно) чек з банкомату, сліп, квитанція торгівельного терміналу тощо (п. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»).

Витрати ми визнаємо тоді, коли про них дізнаємося і маємо відповідні підтвердні документи. Дізнаємося ми про них через авансовий звіт і підтвердні документи, визнаємо їх або не визнаємо при затвердженні авансового звіту. Тому датою відображення витрат на відрядження буде дата отримання (затвердження) авансового звіту.

Щодо курсу, за яким вони визнаються, оскільки є документ про обмін валюти (виписка з карткового рахунку), фіксувати витрати потрібно за курсом на дату придбання такої валюти – як відповідно до банківської виписки, так і відповідно п. 19 р. ІІІ Інструкції №59. При цьому витрати на придбання валюти становитимуть позитивну різницю між вартістю придбаної валюти за курсом МБВР та її вартістю за курсом НБУ на дату придбання. А витрати на придбання оплачених корпоративною карткою послуг мають бути переведені в гривню за курсом НБУ на дату отримання працівником авансу (тобто, дати їх оплати корпоративною карткою).  

Приклад. Перераховано на корпоративну карту 20000,00 грн. Перерахування з корпоративної карти за готель 200$. Курс НБУ на дату перерахування 25 грн/$. Курс МБВР купівлі валюти на дату перерахування  25,5 грн/$