Вопрос сформулирован не очень корректно, так как непонятно, пребывают ли указанные в нем запчасти на данный момент на учете у организации. Попытаемся рассмотреть бухгалтерский учет использования запчастей в бюджетной организации, возможно, на каком-то из этапов такого учета, вы найдете нужный вам ответ.
До момента передачи в эксплуатацию запчасти находятся на складе предприятия и учитываются бюджетными организациями на счете 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию». В бухгалтерской службе учет таких запчастей ведется в количественном и суммарном измерениях по единицам учета запасов и в разрезе материально-ответственных лиц.
Запчасти перестают признаваться активом (списываются с баланса) в случае их выбытия в результате продажи, списания, безвозмездной передачи, недостачи, окончательной порчи или других причин несоответствия критериям признания активом.
Например, если запчасти передаются со склада организации в кладовую ремонтного цеха, но при этом еще не используются для ремонта автомобиля, то нет оснований списывать их с баланса – в этом случае происходит лишь смена места хранения и материально-ответственного лица (по сути, внутреннее перемещение).
Если же запчасти выдаются со склада непосредственно для ремонта автомобиля, и о таком ремонте составлен акт формы ОЗ-2 (бюджет), утвержденной приказом Госкомстата Украины и Госказначейства Украины от 02.12.1997 г. № 125/70, то на основании этого акта и сметы расходов, понесенных для осуществления ремонта, происходит списание запчастей в учете. При этом делается списание стоимости запчастей со счета 238 на счет затрат, на которые списывается данный ремонт.
В соответствии с п. 1.8 Положения о бухгалтерском учете необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина Украины от 26.06.2013 г. № 611, расходы на текущий и капитальный ремонт не относятся на увеличение стоимости необоротных активов, а относятся на фактические расходы по соответствующим кодам экономической классификации расходов бюджета. При проведении ремонта необоротных активов в случаях, не связанных с дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, которые привели к замене запасных частей, их стоимость не относится на увеличение стоимости необоротных активов, а относится на расходы по соответствующим кодам экономической классификации расходов бюджета. Таким образом, списание запчастей на ремонт отражается в бухгалтерском учете бюджетной организации проводкой: Дт 801, 802, 811-813 Кт 238 (п. 2.3 Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета согласно приложения 2 к Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений).