Відрядження за кордон: відшкодовуємо витрати

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі, перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Окрім цього треба пам’ятати, що до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджених за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Таким чином, всі перелічені витрати директора у відрядженні можуть бути йому відшкодовані, без включення до його сукупного доходу, але, звісно, якщо керівник надав належним чином оформлений авансовий звіт з підтвердними документами.

Щодо автомобіля, слід подбати про те, щоб існували підстави для використання цього авто директором у відрядження, тобто треба оформити договір оренди автотранспортного засобу, тощо.

Окрім цього, треба оформити наказ по підприємству, яким директор спрямовується у відрядження. У ньому треба зазначити, термін та мету відрядження, не зайвим буде й зазначення того факту, що у відрядження керівник їде на орендованому авто. На деяких підприємствах складають ще і такі документи, як завдання на відрядження та звіт по відрядженню. Ці документи теж не будуть зайвими в обліку підприємства.

Відносно самого відшкодування фактичних витрат, то конкретних термінів, коли це повинно зробити підприємство законодавчо не встановлено. Відшкодувати витрати директора можна у гривні за курсом, який встановив НБУ до валюти цієї країни, на момент компенсації цих витрат директору.