Неправильно нарахували відпускні: як це виправити?

Вичерпний перелік підстав, які дають право роботодавцю проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством, наведено в ч. 2 ст. 127 КЗпП. До них відносяться: повернення авансу, виданого в рахунок зарплати. Всі випадки проведення відрахувань із зарплати встановлено ст. 127 КЗпП.

Так, відрахування із зарплати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу:

• для повернення авансу, виданого в рахунок зарплати;
• для повернення зайво виплачених сум (внаслідок лічильних помилок);
• для погашення невитраченого і своєчасно не повернутого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості;
• на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування;
• у разі звільнення працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідпрацьовані дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пп. 3, 5 і 6 ст. 36 і пп. 1, 2 і 5 ст. 40 КЗпП, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію;
• у разі відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації (ст. 136 КЗпП).

Цей перелік є вичерпним, немає вказівок на "інші випадки". Тож, якщо при нарахуванні виплат в попередніх періодах бухгалтер припустився не лічильної помилки, утримання за ініціативою підприємства робити не можна. 
Зауважимо, що, на думку ВСУ, до лічильних помилок відносяться неправильні обчислення, дворазове нарахування зарплати за один і той ж період тощо.

Не можуть вважатися лічильними помилки, не пов'язані з обчисленнями в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору (п. 24 Постанови ВСУ №13). До таких помилок можна віднести завищення зарплати через неправильне застосування ставок ЄСВ і ПДФО, помилкове включення працівника в наказ про преміювання, неправильне обчислення розміру середнього заробітку під час нарахування відпускних, оплати праці за дні відрядження тощо.

Крім того, слід пам’ятати, що у загальному випадку при утриманні надміру виплачених коштів сума всіх відрахувань із зарплати (після утримання ПДФО, військового збору) не повинна перевищувати 20%. Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення.

Якщо ж помилка нелічильна (неправильне застосування законів, норм колективного договору), то суму переплати працівник може повернути лише добровільно на підставі письмової заяви. Якщо утримання відбувається на підставі заяви працівника, роботодавець має право утримати із заробітної плати працівника і перерахувати за зазначеним у заяві напрямом ту суму грошових коштів, яку такий працівник зазначив у цій заяві.

Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому внаслідок нелічильної помилки кошти, то відповідно до норми ст. 1215 ЦКУ, не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо її роботодавець провів добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.

Відображення в обліку

Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік кожна господарська операція в бухобліку має відображатися на підставі правильно оформленого первинного документу. При цьому такий документ має містити всі обов’язкові реквізити. Тож у місяці виправлення помилки слід оформити бухгалтерську довідку, яка має містити всі обов’язкові реквізити, перелічені у ст. 9 Закону про бухоблік. Також в довідці зазначається, в якому місяці і з якої причини виплачена працівникові зайва сума зарплати, і кореспонденція рахунків у зв'язку з виправленням помилки.

Слід пам’ятати, що правила виправлення помилки у нарахованій зарплаті встановлені пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати. Так, якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема, у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування. Тобто, виправлення нарахувань і утримань щодо зарплати та відпускних здійснюються в тому місяці, у якому знайдено помилку.

Звіт з ЄСВ

Внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) допускається лише у разі відображення:

• сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
• сторнованих сум відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (п. 9 розділу IV Інструкції №435).

Таким чином, необхідно внести виправлення в звіті з ЄСВ за грудень 2019 р.

Слід діяти так:

сторнуємо зайво відображену суму відпускних (тобто суму надлишку)  у звіті за грудень:

• в реквізиті «код типу нарахувань» - зазначаємо «10»;
• в реквізиті  «місяць та рік, за який проведено нарахування» - «12.2019»;
• в реквізиті  «загальна сума нарахованої зарплати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» - зазначається сума, зайво нарахована зі знаком мінус;
• в реквізиті  «сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на зарплату/дохід/грошове забезпечення)» - зазначається сума ЄСВ із знаком мінус.