Як створити паперову копію електронного первинного документу

Чинне законодавство дає право платникам податків здійснювати облік господарських операцій, починаючи від укладення господарських договорів до подання податкової звітності, в електронному вигляді. Але, при цьому, слід дотримуватись вимог як загальних цивільного та господарського законодавства, а також Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.06.2003 р. №851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. №852-IV, так й для первинних документів — вимоги ст. 9 Закону про бухоблік.

Порядок подання документів при податковій перевірці

Водночас, на сьогодні загальний формат та порядок обов’язкової подачі інформації у електронній формі встановлений лише для великих платників податків під час проведення планових та позапланових перевірок, а також у разі проведення електронної перевірки всіх платників податків (п. 85.2 ПКУ).

У всіх інших випадках проведення перевірок (крім електронних) та для всіх інших платників податків (крім великих) за відсутності  електронного формату та порядку надання такої інформації госпсуб’єкти звільнені від обов'язку подання її в електронній формі.

Втім, у запитанні постала проблема подання до перевірки як документів у паперовій формі, так і в електронній (зокрема щодо видаткових накладних та актів).

Якщо платник податків, який веде облік, у т.ч. й в електронній формі з накладенням ЕЦП, не є великим, то до перевірки доведеться подавати документи в порядку, передбаченому ПКУ, а саме у паперовій формі.

Справа в тому, що на сьогодні фіскальні органи не мають нормативно закріпленого порядку  проводити перевірки з поданням документів і в паперовій, і в електронній формі одночасно. Тобто, або документи подаються тільки в електронній, або лише в паперовій формі.

Тому, в ситуації, що описується у запитанні, підприємство, яке не є великим платником податків в розумінні ПКУ, може скористатись приписами чинного законодавства в частині ведення документального оформлення госпоперацій та їх відображення у бухгалтерському та податковому обліку в електронному вигляді та надання їх копій на законну вимогу контролюючих органів. При цьому, складення та надання підприємством документів та їх копій має супроводжуватись дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88.

Форма копії електронного документу

Норма ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» дає можливість створювати копії електронного документа на папері та засвідчити його в Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого Постановою КМУ від 26.05.2004 р. № 680.

Тобто, йдеться про друк електронного документа на папері, яке є візуальним автентичним відтворенням тексту електронного документа (його змісту, реквізитів, підписів та печаток контрагентів).

При цьому, програмне забезпечення, надане центром сертифікації ключів має містити (на роздрукованому документі) всю інформацію щодо часу друку, дати та відповідних даних, що ідентифікують програмного забезпечення  відповідного акредитованого центру сертифікації ключів.

Такий формат електронного документа (його роздрукована копія на момент перевірки або на іншу дату) і буде підтверджувати виконання законної вимоги фіскальних органів щодо подання всіх документів до перевірки.