В налоговом учете плательщиков налога на прибыль, согласно п. 135.2 НКУ, доходы определяются на основании первичных документов, подтверждающих получение налогоплательщиком доходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II этого Кодекса.
При этом, согласно пп. 136.1.1 НКУ, в состав доходов не включается сумма предварительной оплаты и авансов, полученная в счет оплаты оказанных услуг. Таким образом, факт предоплаты услуг по проживанию не приведет к возникновению у плательщика налога на прибыль операционного дохода. Доход по данным услугам признается на основании документа об их предоставлении.
То же правило возникновения дохода от оказания услуг применяется и в бухгалтерском учете – по дате составления документа о предоставлении услуг, а не по факту их оплаты.
Что же касается самого документа, которым должен подтверждаться факт предоставления услуг по проживанию, то, на сегодняшний момент жестко установленной его формы нет.
Так, согласно п. 12 Порядка предоставления услуг временного размещения (проживания), утвержденного постановлением КМУ от 15.03.2006 г. № 297, образцы форм документов первичного учета в сфере предоставления услуг по временному размещению (проживанию) разрабатывает и утверждает МКТ (чего не было сделано).
Однако еще приказом Госкомитета по строительству от 13.10.2000 г. № 230 были утверждены типовые формы документов первичного учета при предоставлении гостиничных услуг в ГП «Укркоммунобслуживание» (и инструкция о порядке ведения документооборота при предоставлении этих услуг). Среди них есть:
• форма N 4-г «Счет» (применяется для оформления расчетов за услуги отеля);
• форма N 8-г «Кассовый отчет» (учитываются данные по счетам формы N 4-г в день).
Форма N 4-г "Счет" применяется при оформлении расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Форма используется при любой форме обработки документа (электронной, ручной) и при любом виде расчета (наличном, безналичном).
Счет выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр выдается проживающему, второй сдается в бухгалтерию.
Графа формы "Услуга" содержит перечень основных и дополнительных услуг гостиницы, предоставленных проживающему за отчетный период, и налогов на эти услуги.
Форма N 8-г "Кассовый отчет" составляется кассиром (портье, исполняющим расчеты) по данным использованных за отчетный период счетов (форма N 4-г) в одном экземпляре. Графа формы "Вид платежа" содержит перечень услуг гостиницы, предоставленных проживающим за отчетный период.
Эти формы рекомендуются для применения гостиничными предприятиями Украины независимо от подчинения и формы собственности (п. 2 Приказа N 230).
Обратите внимания: данные формы документов предполагают их составление непосредственно при проведении расчетов за услуги, но только за услуги, которые уже были оказаны. Таким образом, счет по форме № 4-г является документом, который подтверждает факт оказания услуг (возникновения дохода).
Поэтому любое СХД, которое оказывает услуги по проживанию, может использовать или типовые формы, утвержденные Приказом N 230, или изготовленные самостоятельно формы, которые должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, приведенные в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.