Відрядження директора Товариства: нюанси оподаткування

Запитання: Чи можна відобразити в обліку операцію з підзвітною особою (вона одночасно є виконавчим органом Товариства - директор) за отриманими від неї бухгалтерією у листопаді 2015 р. документами (рахунок готелю за проживання у липні 2015 р. у розмірі 500,00 грн (відрядження по Україні - 1 доба)). Також одночасно був наданий інший рахунок вже за листопад 2015 р. на проживання у готелі у розмірі 1120,00 грн (відрядження по Україні - 2 доби). Аванс на ці два відрядження по Україні не перераховувався, директор просить повернути витрачені кошти не готівкою, а на його особистий картковий банківський рахунок. Чи можна це робити? Одночасно у жовтні 2015 р. було відрядження цього ж директора за кордон (4 доби) і йому був перерахований аванс 60000,00 грн на картковий банківський рахунок. За це відрядження директор має не всі підтвердні документи. Як відобратизи цю операцію в обліку? 

Відповідь:

Авансовий звіт

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.

Такий звіт має бути поданий до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту. Такі правила щодо подання авансового звіту встановлено пп. 170.9.2 ПКУ.

Тобто авансові звіти мають бути складені у зазначені вище строки, навіть у разі невидачі авансу на відрядження. Як відомо, саме на підставі авансового звіту в обліку відображаються операції щодо відрядження. На сьогодні не заборонено перераховувати кошти для відшкодування витрат щодо відрядження на особисті банківські картки працівника. 

Правила оподаткування ПДФО витрат щодо відрядження

Витрати, які підтверджуються документально. Щодо правил оподаткування ПДФО витрат щодо відрядження, слід пам’ятати про таке. Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;

• оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат відповідно до абз. 4 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

У разі відсутності документального підтвердження такі витрати є об’єктом оподаткування ПДФО та військовим збором. При цьому для оподаткування ПДФО слід визначати базу нарахування за правилами додаткового блага з використанням натурального коефіцієнта.

Добові

Однією із складових витрат щодо відрядження є добові.

До оподатковуваного доходу не включаються добові витрати, понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як:

• 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;

• 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження за кордон.

На сьогодні сума добових визначається в разі відрядження:

1. у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

2. до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

Тож, якщо на підприємстві на відповідний рік встановлено відповідним наказом більші розміри добових, ніж зазначені у абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, то сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Правила обліку закордонного відрядження розглянуто у консультації Закордонне відрядження: як відзвітувати та коли і як здавати валюту