Запитання: Фермерське господарство за готівку продає зерно населенню. На цю операцію ми оформлюємо прибутковий касовий та видаткову накладну. В прибутковому зазначаємо отримано від "ч/з Іванова І.І", який відвантажував зерно і отримав кошти, а в видаткові накладній від Покупця пишемо "кінцевий споживач ч/з Іванова І.І".
Як правильно оформити первинні документи по даній операції? Чи потрібно складати відомість з підписами фізосіб-покупців?
Відповідь: Зазначимо, що фермерське господарство – це юридична особа, а отже, повинно дотримуватися загальних правил щодо складання первинних документів, передбачених Законом про бухгалтерський облік.
Наведена господарська операція фактично складається із двох операцій – реалізація (відвантаження) зерна покупцю-фізособі і отримання від покупця-фізособи готівки за таке зерно. Кожна із цих операцій в юридичних осіб має свої правила документального оформлення.
Оформлення розрахункових операцій в готівковій національній валюті (гривні) юрособи повинні здійснювати відповідно до Положення про ведення касових операцій, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі – Положення № 637). В ньому сказано, що касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.
Зверніть увагу на те, що відомостями дозволено оформлювати лише видачу готівки із каси (п. 3.4 Положення № 637), а не її оприбуткування (оскільки застосовуються видаткові відомості, та й вони, за роз’ясненнями податківців, вимагають одночасного оформлення і відображення в касовій книзі видаткового касового ордеру). Підприємства, що займаються закупівлею товарів сільськогосподарської продукції, проведення розрахунків за які не врегульовано законодавством України, можуть проводити видачу готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції за відомостями, в яких зазначаються прізвища здавальників, їх адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.
Отже, отримання та оприбуткування у касі готівки, отриманої за реалізоване зерно, потрібно оформлювати окремим прибутковим касовим ордером за кожним покупцем (п. 3.3 Положення № 637). І це логічно – адже кожен покупець повинен отримати на руки документ про те, що він здійснив таку оплату. Цим документом буде квитанція від прибуткового касового ордеру, оформлена на такого покупця.
При цьому слід враховувати, що касові операції, що проводяться відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", повинні оформлятися згідно з вимогами цього Закону (п. 3.2 Положення № 637). Цей Закон вимагає проведення готівкових розрахунків через РРО. Але, оскільки зерно є власною продукцією фермерського господарства, то, згідно із ст. 9 цього Закону, воно може продаватися і без РРО. Це право уточнює п. 3 (в разі продажу зерна на ярмарках та ринках, в межах граничного розміру річного обсягу 200 тис. грн.) або п. 4 (в разі продажу зерна на території села, в межах граничного розміру річного обсягу 75 тис. грн. на кожний пункт продажу) Переліку окремих форм та умов проведення діяльності, затвердженого постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336 (далі – Перелік № 1336). Втім, цей Перелік вимагає використання у зазначених випадках розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій (скорочена назва КОРО).
Таким чином, за законом, коли відбувається торгівля зерном поза межами самого фермерського господарства (не через касу), то продавець оформлює на кожне отримання готівки від покупців відповідну розрахункову квитанцію. Потім готівку він здає до каси господарства (при цьому оформлюється розрахункова квитанція із поміткою „Службова видача”). В касі така готівка оприбутковується за прибутковим касовим ордером, при якому зазначається, що готівка була здана конкретним працівником „Прийнято від Іванова І.І.” і зазначається підстава, наприклад „Виручка від торгівлі” (із зазначенням назви торгової точки тощо).