Компенсація понесених витрат працівнику: чи буде ПДФО?

Згідно з ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії.

При цьому, довіритель зобов'язаний, якщо інше не встановлено договором:

1) забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

2) відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення.

Отже, між працівником і підприємство виникають всі умови договору доручення. Доходом повіреного в даному випадку була б його винагорода, якщо це передбачено договором.

Відповідно до пп. б пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуються ПДФО (а отже, і військовим збором) кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Такі фактичні витрати слід підтвердити і зробити це слід документально, адже на слово працівникові та роботодавцю податківці не повірять.

Однак, у даному випадку мало того, що працівник попередньо не отримував кошти під звіт, так ще й надав підтверджувальні документи у розмірі компенсованих йому коштів. Тож, на нашу думку, такі суми не будуть оподатковуватись ані ПДФО, ані військовим збором.

Однак, дійсно, нещодавно з’явилось роз’яснення податківців у якому зазначено: «якщо фізособою (працівником) придбання товарів для потреб юрособи здійснено за рахунок власних коштів (тобто юрособою (працедавцем) попередньо не видавалися кошти під звіт), то сума коштів, виплачених такій фізособі за товари, включається до її загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інші доходи та оподатковується на загальних підставах».

Та необхідно зазначати, що таке роз’яснення податківці має суто інформативний характер і не має сили законодавчого документа. Але щоб все таки при перевірці уникнути запитань від податківців, необхідно такі відносини з працівником оформити суто у руслі цивільного законодавства, а саме:

• скласти договір доручення, як договір цивільно-правового характеру, 
• або скласти звичайний наказ керівника, який має розпорядчу дію, необхідну для придбання певних товарів у господарській роботі. 

Детальніше, як в даному випадку захистити себе від зайвого оподаткування читайте тут>>

Аналіз цієї ситуації від редакції сайту «Дебет-Кредит» читайте тут, а з думкою юриста у друкованому виданні «Дебет-Кредит» можна ознайомитись тут («ДК» №14-15 від 02.04.2018 р.)