Ремонт службового автомобіля за кордоном коштом працівника: чи законно?

Перелік гарантій, які надаються усім працівникам під час відрядження, наведено у ст. 121 КЗпП: це добре знайомі роботодавцям витрати оплату праці, за проїзд та проживання, а також добові. 

А як щодо решта витрат? Про них говорить перше речення ст. 121 КЗпП: працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. 

А які це можуть бути витрати (крім прямо зазначених у цій статті) і як довести їх зв'язок із відрядженням? 

Для цього обережні роботодавці мають власнорозроблене Положення про відрядження, в якому передбачаються умови та порядок відшкодування понесених працівником у відрядженні витрат.

За основу при розробці такого Положення можна взяти Інструкцію №59 (яка є обов’язковою до виконання бюджетними підприємствами),  п. 12 Розділу ІІІ якої передбачає: разі відрядження за кордон на службовому автомобілі відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Ремонт та ТО автомобіля це, звісно, різні речі, проте, оскільки це службовий автомобіль, на ньому працівник поїхав у відрядження і ремонт відбувається саме під час відрядження, витрати на такий ремонт (якщо працівник оплатив ремонт власними коштами) роботодавець (як бюджетне підприємство, так і підприємство приватної власності) має відшкодувати. 

Однак право на отримання відшкодування працівник отримає лише в разі надання ним авансового звіту та первинних документів, які підтверджують понесені ним витрати на ремонт. І, щоб ні в кого не виникло сумнівів, що працівник зробив і оплатив цей ремонт з дозволу (а то й за прямим дорученням) роботодавця, варто або в Положенні, або в наказі про відрядження таку можливість (або доручення) зазначити.  

Наприклад, прописати, що в разі поламки автомобіля працівник має право під час відрядження здійснювати ремонт автомобіля там, де він буде знаходитись в цей момент (в тому числі, і за кордоном). І що в разі надання первинних документів про понесені на такий ремонт витрати, працівник отримає їх відшкодування.  Це, звісно, стислий зміст того, що можна зазначити в Положенні (наказі) про відрядження, але інші умови як проведення ремонтів, так і надання відшкодування має продумати сам роботодавець, із урахуванням умов відрядження та домовленостей з працівниками.  

Така сума компенсації не буде оподатковуватися  ПДФО та ВЗ, оскільки придбання послуг здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції) за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат. 

Валютний нагляд

Щодо законності здійснення працівником таких розрахунків, то зрозуміло, що такий працівник придбаває роботи з ремонту та матеріали, які при цьому використовуються, як представник підприємства. І питання, наскільки правомірно зараз відшкодування таких витрат, ми докладно розглядали тут.

Насправді, діюче законодавство залишає не так вже й багато варіантів для подібних витрат працівника за кордоном – принаймні тих, які він здійснює з власної кишені із наступним відшкодуванням роботодавцем. Більшість з можливих варіантів ремонту авто за кордоном передбачають, що роботодавець заздалегідь подбав про фінансування таких витрат. 

Судіть самі: 

• Оплата ремонту за поточного рахунку самого підприємства або страхової компанії;
• Оплата корпоративною карткою  підприємства;
• Зняття  готівки (навіть інвалютної) з рахунку підприємства і видача її під звіт працівнику, який може ремонтувати ТЗ під час закордонного відрядження. 

А ось варіант, коли працівник витрачає власну валюту на такі ремонти, чинне валютне законодавство прямо не згадує. Проте і прямої заборони цьому наразі немає, а витрати на експлуатацію ТЗ під час закордонних відряджені прямо згадуються у п. 42, 43 Положення № 2 та п. 16 Положення №5. Тобто, це один з видів витрат, які можна прямо зв’язати із відрядженням, а отже, і відшкодувати працівнику, якщо він здійснить ці витрати за власні кошти.

Є лише один нюанс: витрачати працівник буде іноземну валюту, а ось відшкодування він отримає в гривні. Про це ми писали тут.