Відображення витрат в Книзі доходів і витрат більше, чим на рядок

Відповідно до Порядком №481 дані в книгу вносяться  в день, коли отримали дохід (в готівковій чи безготівкові формі) або були витрати (але лише ті, що пов'язані з отриманням доходу й за якими є первинні документи (пп. 177.4 ПКУ), їхні реквізити теж обов'язково вказують у книзі. 

Підприємець на загальній системі оподаткування до книги вносить підсумкову суму за день (без ПДВ), навіть якщо у нього декілька торгових точок або відбувається отримання доходу за кількома видами діяльності. Крім того, в листі ГУ ДПС у м. Києві від 13.10.2016 р. № 6642/В/26-15-13-02-15 зазначено, що при отриманні протягом дня доходу у готівковій та безготівковій формах, кожен такий вид доходу відображається в Книзі окремо (окремим рядком) підсумково за день. Такий же порядок застосовується і до підсумкових записів за місяць, квартал, рік.

У графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом, зокрема, платіжні доручення, прибуткові касові ордери, квитанції, фіскальні чеки, акти закупки, акти виконаних робіт, наданих послуг та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати.

Виходячи з запитання щодо заповнення декількох рядків за день в Книзі обліку доходів і витрат зазначимо, що він не суперечить правилам, прописаним в Порядку № 481. Тому можемо запропонувати два варіанти, які, на нашу думку, не суперечитимуть даним правилам:

1) Оскільки до Книги вносяться підсумкові суми за день, а при великому обсязі всього не запам’ятаєш, доречним буде вести поденний реєстр (доречі, для зручності, його можна зробити в електронному вигляді), в якому будете зазначати під номером за порядком перелік реквізитів документів, що підтверджують понесені витрати, в кінці для зробите «сума разом за день», а потім цю загальну суму за день відобразите у Книзі. До реєстру підкладете всі підтверджуючі документи. Такі реєстри для зручності можна підшивати в папку. Зазначимо ще один момент: оскільки в Книзі відображаються як в готівковій, так безготівковій формах, то для зручності підрахунку, можна вести два окремих реєстри: реєстр для обліку касових розрахунків та реєстр для безготівкових розрахунків. Тоді в Книзі має бути відображено два записи окремими рядками, а в третьому буде «Разом за день».

2) Якщо обороти не дуже великі та вести реєстри не дуже хочеться, то під номером за порядком можна робити запис кожної операції до неї в графі 5 зазначати відповідний документ, а в кінці дня вивести: «Разом за день готівкою» та «Разом за день безготівковий розрахунок». На практиці, бухгалтер для зручності підрахунку розділених сум, на полях Книги робить зноску позначень, наприклад: К – каса, Р - розрахунковий рахунок, а також зліва (де дата) біля кожного рядочка ставить відповідну відмітку. Такий буквенний розподіл можна застосовувати і в 1 варіанті ведення Книги.