Згідно з ст. 1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 №108/95-ВР заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.
По-перше, щоб правильно визначити розмір заробітної плати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку не можна буде правильно нарахувати заробітну плату.
По-друге, слід вести облік робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, бути у відпустці (оплачуваній або неоплачуваній), бути відсутніми через прогули і т.д. З іншого боку, вони можуть працювати надурочно, у нічний час, у вихідні та святкові дні тощо. Все це потрібно фіксувати у первинному документі, на підставі якого ведеться облік робочого часу та контроль додержання його місячної норми, а також оплата фактично відпрацьованого часу та доплати за надурочну роботу, роботу у нічний час та у святкові і вихідні дні.
По-третє, якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то це теж може бути підтверджене тільки табелем обліку робочого часу. Це дуже важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.
На даний момент чинною є типова форма табеля № П-5 "Табель обліку використання робочого часу", затверджена Наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року №489. Ця форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. Отже, роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Форма Табеля обліку використання робочого часу має рекомендаційний характер. Роботодавець-ФОП може максимально її спростити, залишивши тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Оскільки табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій – він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат і т.д., підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу, – то він буде об’єктом уваги для:
- податківців в частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше мінімальної;
- інспекторів з праці – в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.
Також табель підтверджує факт початку роботи новоприйнятих працівників та дає можливість перевірити правильність подання роботодавцем Повідомлення про прийняття працівника на роботу згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».
Що стосується штрафних санкцій за неведення табеля обліку робочого часу, то власне таких санкцій саме за цей вчинок не передбачено. Але, як ми з’ясували вище, наявність табеля може попередити безліч питань контролюючих органів, допоможе підприємцю довести правильність своїх дій або розрахунків. Відтак наявність табеля може попередити можливі штрафні санкції за порушення трудового та податкового законодавства, а також за неправильне нарахування ЄСВ.