Втрата кадрових документів: поновлення та відповідальність

Втрачені документи однозначно підлягають відновленню.

Документи 10-річної давнини можливо вже передані до архіву, тож слід у першу чергу уточнити в архіві.

Якщо документи таки втратили, керівник підприємства повинен зробити таке:

1) створити комісію зі службового розслідування причин зникнення документів;

2) затвердити акти про втрату документів;

3) видати наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів.

Як стає зрозуміло, документи не поновляти не можна.

Також мають бути вжиті заходи щодо підписання відновлених документів працівниками (колишніми працівниками), чиї підписи були на початкових документах.

У правому верхньому куті відновлених документів зазначається гриф «Відновлено», а також дата та номер акту комісії чи наказу керівника, що видається за результатами службового розслідування.

У випадку, якщо підписання відновлених документів неможливо через відсутність осіб, це слід зафіксувати в акті. Для ознайомлення з відновленими наказами колишніх працівників викликати не потрібно.

 Відповідальність

Посадові особи підприємства відповідають за незбереження кадрових документів.

За недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів та неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 НМДГ та попередження або накладення штрафу на посадових осіб від 5 до 10 нмдг (ч. 1 ст. 92-1 КУпАП).

Аналогічні дії вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених ч. 1 ст. 92-1 КУпАП тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від 7 до 20 НМДГ та на посадових осіб  - від 10 до 40 НМДГ.

Державна архівна служба України у листі від 22.07.2013 р. №04/2404 надала роз’яснення щодо відповідальності за невиконання вимог щодо зберігання документів.