Як довго зберігати бухгалтерські документи, якщо не було податкової перевірки

Строк зберігання згідно з Переліком № 578

Частково відповідь на це питання можна почитати тут.

Згідно зі ст. 336 пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку № 578, строк зберігання первинних документів становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Причому відповідно до п. 2.10 Переліку № 578 обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. 

Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2018 році, починається з 01 січня 2019 року.

Таким чином, бухгалтерські документи за, приміром, грудень 2018 р. повинні зберігатися три роки, починаючи з січня 2019 р., тобто, по грудень 2021 року, за умови завершення податкової перевірки. 

Це означає, що якщо в період з січня 2019 р. по грудень 2021 р. податкова перевірка була і вона завершена, то бухгалтерські документи грудня 2018 року можуть бути знищені вже починаючи з січня 2021 року.

Строк зберігання згідно з ПКУ

Поряд з цим відповідно до п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

Поряд з цим передбачені пунктом 44.3 ПКУ терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 ПКУ.

Наприклад, якщо граничний строк подання декларації за грудень 2018 року – 21.01.2019 р., то відлічуючи від цієї дати 1095 днів, знаходимо граничну дату, після якої можна знищити документи, використані для підготовки декларації за грудень 2018 року – 20.01.2022 р. 

Карантин (COVID-19)

Але у зв’язку з карантином на території України (COVID-19), строк давності подовжується на період такого карантину. Про це ми писали тут.

Карантин запроваджено з 18.03.2020 р. Згідно з нормативними документами, які діють на момент підготовки цієї консультації, він триває до 31.12.2022 р. (див. детальніше тут).

За наведеним вище прикладом з 21.01.2019 р. по 18.03.2020 р. (день запровадження карантину) (не включаючи цього дня) – 421 день. Залишається 674 дні (1095 – 421).

Далі на період карантину строк давності припиняється. 

Якщо карантин не буде продовжено, то строк 674 дні продовжиться з 01.01.2023 р. і завершиться 05.11.2024 р. Таким чином, документи за грудень 2018 року можна буде знищити починаючи з 06.11.2024 р.

Воєнний стан

Але на додачу до карантину строк давності зупинено на період дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану (п. 102.9 ПКУ).

Власне, на момент підготовки цієї консультації воєнний стан діє з 24.02.202 р. по 20.11.2022 р. (детальніше тут).

Час воєнного стану діє під час карантину. Тобто, «воєнні» норми призупинення строку дублюють «карантинні» норми.

Яка відповідальність за знищення документів без дотримання строку

Якщо недотримано строк зберігання згідно з нормами ПКУ, то настає відповідальність, зазначена в п. 44.6 ПКУ: під час перевірки вважатиметься, що документів взагалі не було. 

Наприклад, якщо на підставі документів відображалися витрати при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток, на такі витрати збільшать об’єкт оподаткування.

Окрім того, незабезпечення зберігання документів у встановлений строк тягне накладення штрафу згідно з п. 121.1 ПКУ – 1020 грн.

Про відповідальність за недотриманий строк зберігання згідно з нормами Переліку № 578 ми писали тут. Згідно із ст. 164-2 КУпАП передбачено лише адмінвідповідальність (від 136 грн до 255 грн). І наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП). Тобто, для комерційних підприємств, якщо вони не отримують кошти із бюджету, перевірка цими органами, а відтак і зазначений штраф, не загрожують.

З наведеного випливає, що якщо сплив строк зберігання, встановлений ПКУ, а у платника так і не було податкової перевірки, він не може знищити бухгалтерські документи відповідно до норм Переліку № 578. Але за знищення документів з порушенням норм Переліку № 578 відповідальності немає (окрім документів, які можуть перевірити органи держфінконтролю).