Правила використання готівкової іноземної валюти на території України затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200. Зокрема, використання готівкової іноземної валюти з поточних рахунків для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон резидентами - юрособами регламентовано розділом 2 Правил №200.
Відповідно до п. 2.1 Правил № 200 резиденти - юрособи мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном).
З умов запитання випливає, що валюта не була використана за призначенням, а саме на відрядження. Замість цього працівник повернув на рахунок суму в гривнях, що менша за еквівалент валютній сумі за курсом НБУ на дату повернення.
Відповідно до п. 8.4 Правил № 200 невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що була отримана юрособою - резидентом з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті юрособи-резидента в уповноваженому банку України протягом п'яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси юрособи – резидента.
Таким чином, дану ситуацію можна кваліфікувати як неповернення валюти до каси підприємства, адже повернення готівкової валюти так і не відбулося – працівник валюту залишив собі, а підприємству повернув гривні. Повернення гривневої суми на поточний рахунок підприємства законодавством та Правилами №200 не передбачено, а отже, повернення на рахунок 11300 грн не можна розглядати як повернення валюти, виданої на відрядження, адже не можна безпосередньо пов'язати цю операцію з видачею валютного аванса на відрядження. По суті операції це фінансова допомога, надана підприємству.
Згідно із п. 8.15 Правил № 200 порушення резидентами та нерезидентами вимог цих Правил тягне за собою відповідальність згідно із законодавством України. До 01.01.2013 р. відповідно до ст. 164-2 КУпАП за порушення правил ведення касових операцій посадові особи підприємства притягувались до адміністративної відповідальності у вигляді накладення штрафу. З 01.01.2013 р. з тексту статті 164-2 КУпАП виключено слова «порушення правил ведення касових операцій»,а отже, адмінвідповідальності за неповернення валюти до каси вже немає.
Указ Президента №436 встановлює штрафні санкції за порушення правил обігу готівки в національній валюті – п. 1 Указу № 436, отже, відповідні санкції в даному випадку не застосовуються.
Тож залишаються норми ст. 2 Закону від 06.06.1995 р.№217/95-ВР - заборгованість працівників підприємства у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної в підзвіт, стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.
Відповідно до ст. 3 Закону № 217/95-ВР суми, стягнуті відповідно до ст. 2 цього Закону, спрямовуються насамперед на відшкодування збитків, завданих підприємству, установі або організації, а решта - перераховується до Держбюджету України. Щоб уникнути цього, потрібно повернути в касу підприємства саме 500 євро, а не гривневий еквівалент.
Крім цього, оскільки ситуація відбулася ще в 2015 р., то можливе донарахування ПДФО та військового збору відповідно до пп. 164.2.20 ПКУ та п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
На нашу думку, норми п. 170.9 ПКУ в даному випадку не застосовуються, тому що відрядження не відбулося (принаймні, саме те, для якого видавався цей аванс). ПДФО донараховується із застосуванням «натурального коєфіцієнта» відповідно до п. 164.5 ПКУ, а військовий збір – без такого застосування. А оскільки утримання ПДФО та військового збору потрібно було зробити ще тоді, то можливе застосування штрафу в розмірі 25% від суми ПДФО відповідно до ст. 127 ПКУ.
На нашу думку, дохід у гривнях для цілей оподаткування ПДФО та ВЗ визначається за курсом НБУ на той день, коли цей дохід потрібно було оподаткувати, а саме на дату видачі коштів. Ця думка базується на тому, що відрядження не відбулося, тож Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, в даному випадку не подається, і працівник отримав дохід саме на дату видачі валютних коштів.
Для виправлення ситуації можна повернути працівнику гривневу суму, що він перерахував на рахунок підприємства як поворотну фінансову допомогу, а працівник повинен внести в касу 500 євро як повернення виданих коштів на відрядження, які протягом 5 банківських днів повинні бути зараховані на валютний рахунок підприємства. На нашу думку, за умови повернення працівнику гривневої суми не буде підстав утримувати ПДФО та ВЗ, а за умови повернення підприємству валютної суми не буде підстав застосовувати норми Закону № 217/95-ВР.
Також у випадку перенесення початку відрядження на розумні строки не обов’язково повертати вже виданий аванс у валюті, можна дочекатись початку відрядження, а після його завершення – подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, у загальному порядку. Але якщо прийнято рішення про повернення авансу, це потрібно робити в тій самій валюті, у якій він був виданий.