Підтвердження видачі розрахункових листів працівникам

Відповідно до ст. 110 КЗпП та ст. 30 Закону про оплату праці встановлено, що при кожній виплаті заробітної плати власник або уповноважений ним орган повинен повідомити працівника про розміри оплати праці, про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:

• загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;
• розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати;
• сума заробітної плати, що належить до виплати.

Тож, як бачимо, розрахунковий листок є одним із обов’язкових зарплатних документів.

Типової форми такого листка не має. Тому, підприємство може розробити свою форму чи скористатися тією, яку пропонує бухгалтерська програма. Видається розрахунковий лист при кожній виплаті зарплати без додаткових заяв від працівника. Водночас законодавством не передбачено заборони у разі погодження працівника на надання йому інформації про розмір його заробітної плати на вказану ним електронну адресу. Факт надсилання інформації на електронні адреси працівників можна підтвердити автоматично програмними засобами, без збирання підписів працівників.

Дійсно, на великих підприємствах розрахункові листи роздають працівникам керівники підрозділів, бо це прискорює вчасне отримання їх працівниками при кожній виплаті заробітної плати за повний місяць. Для підтвердження факту отримання розрахункового листка, на практиці, бухгалтер раз на квартал (чи пів року, як зручно) робить реєстр про інформування працівників щодо виплати зарплати та утриманих з неї податків (з колонками за місяцями), який містить список працівників, де кожен напроти свого прізвища ставить підпис. Такі реєстри, для зручності, можна створити окремо за кожним відділом та видати їх керівникам, а після підписання їх працівниками повертати до бухгалтерії. Проте це не регламентовано законодавством і обов’язку такого підтвердження для роботодавців не встановлено.

Нагадаємо, що за ненадання працівникам (в паперовому чи електронному вигляді) розрахункових листів є порушення інших вимог законодавства про працю, за яке посадові особи притягуються до фінансової відповідальності з накладанням штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Тож наявність письмового підтвердження допоможе роботодавцю довести факт інформування працівників, якщо виникне суперечка з цього приводу – і не більше.