Що робити, якщо індексація не нараховувалася?

Індексація зарплати – це мінімальна державна гарантія, тому її непроведення (невиплата) є порушенням законодавства про працю.  До фонду додаткової заробітної плати згідно з пп. 2.2.7 Інструкції №5 відносяться суми виплат, пов'язаних з індексацією заробітної плати працівників.

У пп. 5 Порядку №1078 зазначено, що працівникам підприємств i організацій, які перебувають на госпрозрахунку, підвищення заробітної плати у зв’язку із зростанням рівня інфляції провадиться у порядку, визначеному у колективних договорах, але не нижче норм, визначених Законом про індексацію грошових доходів населення та положень цього Порядку.

Як відомо, за загальним правилом, базовим місяцем для проведення індексації є місяць підвищення посадового окладу.

Точкою відліку для обчислення ІСЦ з метою проведення індексації є місяць підвищення посадового окладу (тарифної ставки). Цього місяця значення ІСЦ приймають за 1 або 100 відсотків, а приріст ІСЦ розраховують з місяця, наступного за базовим. При цьому нарахування індексації проводиться в місяці, наступному за місяцем, у якому був офіційно опублікований індекс інфляції (пп. 3 і 4 ст. 4 Закону про індексацію, п. 1-1 Порядку №1078).

Звертаємо увагу, у випадку, якщо при підвищенні складових заробітної плати (наприклад, збільшення розміру премії, встановлення доплати, надбавки, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і т. д.), але не збільшений оклад, то базовий місяць не змінюватиметься.

Індексації підлягає заробітна плата у межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Частина заробітної плати, яка перевищує розмір прожиткового мінімуму не індексується. Прожитковий мінімум впродовж року може змінюватись, відповідно з чим підлягає зміні і частина заробітної плати, яка індексується.

Нагадаємо, що індексації підлягає оплата праці найманих працівників підприємств у грошовому виразі, яка включає оплату праці за виконану роботу згідно з тарифними ставками (окладами) і відрядними розцінками, доплати, надбавки, премії, гарантійні та компенсаційні виплати, передбачені законодавством, а також інші компенсаційні виплати, що мають постійний характер.

До індексації, зокрема, не відносяться виплати, які обчислюються із середньої заробітної плати (відпускні, компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога при звільненні, оплата тимчасової непрацездатності, допомога у зв’язку з вагітністю та пологами тощо) та виплати, що мають разовий характер.

Нарахування непроведеної індексації та відображення в об’єднаній звітності

Якщо нарахування індексації здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати того місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

Сума індексації, яку донарахували працівникам є складовою додаткової заробітної плати (пп. 2.2.7 Інструкції №5).

Тому, при здійсненні нарахування індексації за минулі періоди, наприклад, у травні, то вся сума нарахованої за відповідний період індексації, буде відображатися й у Додатку 1 об’єднаної звітності за травень ІІ кварталу одним рядком разом із зарплатою за травень. Одним рядком індексація зазнаватиметься і у Додатку 4ДФ за ознакою «101». Відповідно нарахування ЄСВ та утримання ПДФО та ВЗ буде із загальної суми.

Звертаємо увагу, що у даному випадку, не потрібно робити розподіл за місяцями за які проведено нарахування індексації.

Приклад 1. На комунальному підприємстві зарплата не індексувалася зовсім. В 2021 році у землекопа був оклад з 01.01.2021 року 7060 грн. з 01.07.2021 р. – 7400 грн, з 01.12.2021р. – 7717 грн, з премією нарахована зарплата була в межах 10 000,00 – 12 000,00 грн.

Як зазначено вище, у місяці в якому було нараховано премію але не підвищено оклад не впливає на збільшення базового місяця.

При підвищенні окладу 01.01.2021 січень став базовим місяцем. Право на індексацію у працівника буде тільки в червні 2021 в сумі 77,18 грн – див. наш калькулятор індексації.

При підвищенні окладу 01.07.2021 у працівника змінився базовий місяць – липень 2021, відповідно індексація не нараховується. Право на індексацію працівник не має.

При підвищенні окладу 01.12.2021 у працівника змінився базовий місяць, відповідно індексація не нараховується. Право на індексацію працівник матиме лише за травень 2022 р. в сумі 188,56 грн. Таку саму інформацію дає і калькулятор індексації для базового місяця грудня 2021 р.

Тож, за вказаний період працівнику потрібно донарахувати індексацію тільки за червень 2021 р. та нарахувати індексацію за поточний травень 2022 р. на загальну суму 265,74 грн. Ця сума буде відображатися у складі зарплати за травень. З неї також потрібно утримати ПДФО та ВЗ, нарахувати ЄСВ на цю суму.

Приклад 2.

На цьому ж підприємстві директору останній раз підвищували оклад 01.01.2021 р. який склав 21900 грн.

При підвищенні окладу 01.01.2021 січень став базовим місяцем. Право на індексацію у директора настало в червні 2021 р. в сумі 77,18 грн, з липня по листопад 2021 р. 80,89 грн, в грудні 2021 р. по березень 2022 р. 173,67 грн, в квітні 2022 р. 290,28 грн та у травні 2022 р. 416,81 грн. В місяці нарахування, травні 2022 р., загальна сума нарахованої індексації складе – 1883,40 грн. Цю ж суму покаже і калькулятор індексації,  якщо обрати базовий місяць – січень 2021 та місяць індексації – травень 2022 р.

Суми нарахованої індексації і в прикладі 1, і в прикладі 2 будуть відображатися у складі зарплати за травень за кожним працівником окремо. З нарахованої суми індексації потрібно утримати ПДФО та ВЗ, та нарахувати ЄСВ на цю суму.

Компенсація за непроведену індексацію

У разі несвоєчасної виплати сум індексації грошових доходів громадян, провадиться  їх компенсація відповідно до законодавства (п. 4 Порядку № 1078).

Відповідно до ст. 34 Закону про оплату праці підприємство повинно нарахувати компенсацію працівникам втрати частини заробітної плати у зв'язку з затримкою термінів її виплати. Компенсація провадиться відповідно до індексу зростання цін на споживчі товари і послуги у порядку, встановленому чинним законодавством.  Приклади обчислення суми компенсації наведено у додатку до Порядку №159.

Відповідно до ст. 4 Закону про компенсацію виплата громадянам суми компенсації провадиться  у тому  ж  місяці,  у  якому  здійснюється виплата заборгованості за відповідний місяць. 

Звертаємо увагу, компенсація нараховується, виходячи з нарахованого, але не виплаченого своєчасно (із затримкою більш як місяць) доходу працівника.

Сума компенсації обчислюється шляхом множення суми нарахованого, але не виплаченого доходу працівнику за відповідний місяць після утримання податків і зборів на індекс інфляції в період  невиплати доходу (інфляція місяця, за який виплачується дохід, до уваги не береться).

Індекс споживчих цін для визначення суми компенсації обчислюється шляхом множення місячних індексів споживчих цін  за період невиплати грошового доходу.

За умовою прикладу 1 компенсація за затримку виплати індексації (77,18 грн) нарахується у травні 2022 р. за червень 2021 р. із несвоєчасно виплаченої суми 62,13 грн (це сума після утримання ПДФО 13,89 та ВЗ 1,19 грн). На суму індексації за травень 2022 р. компенсація не нараховується, бо це є виплата індексації за поточний місяць.

Сума компенсації складе 9,13 грн (62,13 грн х14,7%). На суму компенсації не забувайте нарахувати ЄСВ (2,01 грн) та утримати ПДФО (1,64 грн) та ВЗ (0,14 грн). На руки працівнику належить до виплати сума компенсації 7,35 грн.

За умовою прикладу 2 компенсація за затримку у виплаті індексації нарахується за весь період невиплати індексації, окрім квітня та травня 2022 р.

Із нарахованої загальної суми компенсації 96,30 грн потрібно утримати ПДФО 17,33 грн, ВЗ 1,44 грн, та нараховувати ЄСВ 21,19 грн. На руки працівнику сума компенсації складатиме 77,53 грн.

Штрафи

За невчасну виплату заробітної  плати (індексації) роботодавця можуть притягнути до фінансової, адміністративної або кримінальної відповідальності.

Відповідно до ч. 5 ст. 265 КЗпП роботодавці несуть фінансову відповідальність у вигляді штрафу за порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць, виплата їх не в повному обсязі – у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення.

Статтею 41 КпАП визначено адміністративну відповідальність за порушення встановлених строків виплати заробітної плати та виплату її не в повному обсязі, у вигляді штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян-суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн). За повторне протягом року порушення – від 100 до 300 нмдг (1700 – 5100 грн).

За безпідставну невиплату зарплати працівникам більш як за один місяць, вчинену умисно керівником підприємства, установи або організації незалежно від форми власності чи громадянином, ст. 175 КК  передбачено – кримінальну відповідальність у вигляді штрафу від 500 до 1000 нмдг (від 8 500 до 17 000 грн) або виправних робіт на строк до 2-х років, або позбавлення волі на строк до 2-х років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.