Документи про прийняття на роботу не відповідають номеру наказу: виправлення

У разі, якщо підпримство виявило невідповідність номеру наказу в інших документах про прийняття на роботу, до них потрібно внести відповідні зміни.

Повідомлення про прийняття на роботу

У повідомлення передбачено два типи повідомлення:

• "початкове" - подання інформації про прийняття працівника на роботу;
• "скасовуюче" - подається у разі допущення помилки роботодавцем та необхідності внесення змін до повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Отже, у разі виявнення помилки роботодавцем та необхідності внесення змін до повідомлення про прийняття працівника на роботу потрібно подати повідомлення типу "скасовуюче" з помилковими даними (де міститься помилковий номер наказу) і одночасно повідомлення типу "початкове" з правильними даними (де правельним номером наказу). 

ДФС у Запорізькій області у роз’ясненні зазначає, що накладення штрафу за подання уточнюючої інформації про прийнятих працівників до ДФС та її територіальних органів чинним законодавством не передбачено. 

Виходячи із запитання, інформацію роботодавець подав вчасно, лише помилився у номері наказу, тож, уточнення цієї інформації не призведе до накладання штрафу на роботодавця. 

Виправлення таблиці 5 звіту з ЄСВ

Виправити відображену інформації у таблиці 5 Звіту з ЄСВ після 01.01.2021 р. можна лише за додомогою діючої форми, а саме шляхом подання Додатку 5 об’єднаної звітності.

Для виправлення неправильної інформації потрібно подати Додаток 5 з типом "Уточнююча" та в табличній частині зазначити два рядку:

• І рядок: повністю повторюємо помилкову інформацію відображену у таблиці 5 Звіту з ЄСВ, в т.ч. і в графі 16 - зазначаємо помилковий номер наказу, і у графі 20 проставляємо "1" (рядок на вилучення);
• ІІ рядок: зазначаємо правильну інформацію, а ось у графі 16 - вказуємо вже правильний номер наказу, і у графі 20 проставляємо "0"(рядок на введення).

До Додатку 5 формується титульний аркуш.

Частиною 1 ст. 26 Закону про ЄСВ визначено, що посадові особи платників ЄСВ несуть адміністративну відповідальність, зокрема, за подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, інших відомостей, передбачених Законом про ЄСВ.

Тож, якщо роботодавцем самостійно здійснюється коригування недостовірних відомостей (крім сум ЄСВ), що використовуються в Державному реєстрі, зокрема, в Реєстрі застрахованих осіб, адміністративна відповідальність, у тому числі за подання недостовірних відомостей, контролюючими органами не застосовуються.

Виправлення в трудовій книжці

Виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які такі неточні записи допустили (п. 2.6 Інструкції №58).

Помилку в тудовій книжці допущеної в номері наказу про прийняття, якщо у формулюванні самого запису помилки, виправляють за звичайною схемою, керуючись п. 2.10 Інструкції №58, з відмінністю в тім, що додатково здійснюють посилання не лише на номер неправильного запису, а й на графу, в якій була допущена помилка.

Таким чином, коригуючий рядок матиме такий вигляд:

• у графі 1 — вказується наступний номер за порядком, що йде за номером останнього запису; 
• у графі 2 — вказується дата внесення виправлень; 
• у графі 3 — написати фразу: «Запис за № __ у графі 4 недійсний», та наступним реченням повторити запис про прийняття на роботу; 
• у графі 4 — проставити вже правильну дату і номер наказу роботодавця, на підставі якого прийнято працівника на роботу.

Помилки, що допущені у веденні трудової книжки є порушенням інших вимог трудового законодавства. Відповідно до абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП, до роботодавця застосовуватиметься штраф в розмірі мінімальної заробітної плати (у 2021 році – 6000,00 грн) за кожне порушення. Крім того, за порушення вимог законодавства про працю також передбачена адміністративна відповідальність за ст. 41 КпАП.

Якщо фахівцями Держпраці вперше (протягом року) виявлено у  роботодавця порушення інших вимог трудового законодавства, то одразу штрафу не буде. Буде припис, який, якщо його вчасно виконати, позбавляє від штрафу в 6000,00 грн.

Таким чином, оскільки, роботодавцем виправлення в трудовій буде здійснено до перевірки Держпраці, вищезазначені штрафи не застосовуватимуться.