Перевитрата в авансовому звіті

Ситуація:

Відповідь:

Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт, затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841. Також ним затверджено порядок заповнення авансового звіту.

Звіт складається підзвітною особою, яка отримала грошові кошти у роботодавця (абз. 1 п. 6 Порядку № 841) під звіт або на відрядження, крім граф визначених абз. 2 даного пункту Порядку.

Цей документ подається працівником до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому він завершує відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт. Тобто, формально законодавство не вимагає подання такого авансового звіту, якщо авансу не було. Однак, оскільки про понесені витрати, які працівник бажає відшкодувати, він теж має повідомити роботодавця, то на практиці авансовий звіт працівники подають і у випадках, коли аванс не видався. 

При цьому слід мати на увазі, що згідно з п. 19 Положення №148 видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Авансовий звіт складається працівником і подається вже після завершення відрядження/цивільно-правової дії, то він відображає у рядку авансового звіту «Одержано (від кого, № та дата)» усі суми отриманого авансу. 

При цьому у авансовому звіті є й інший рядок «Залишок/перевитрата попереднього авансу». У цьому реквізиті зазначається (за наявності) цифрами сума у гривнях з копійками не поверненого на дату складання авансового звіту попереднього авансу або не погашеної на таку дату перевитрати, за якою було вже відзвітовано. Цей реквізит потрібен для визначення остаточної суми розрахунків із працівником за наслідками авансового звіту. 

У ситуації, коли працівнику вже було надано аванс раніше, який він ще не повернув або не звітував про його повну витрату, звісно, в цьому рядку буде зазначено суму такого іншого авансу. Заповнюється цей рядок і в тому випадку, якщо авансовий звіт за таким авансом був поданий (і в ньому зазначено певну суму, яку слід повернути роботодавцю), але повернення цієї суми на дату складання наступного авансового звіту не відбулося. 

Якщо ж працівник, навпаки, авансів не отримував і витрачав під час відрядження/здійснення цивільно-правової дії власні кошти, він має зазначити їх у рядку «Витрачено». Тут зазначається цифрами у гривнях із копійками загальна сума витрачених підзвітною особою коштів. Докладний опис таких витрат наводиться на зворотному боці авансового звіту у форматі: № за порядком заповненого рядка, дата документа, який підтверджує понесені витрати, кому, за що і на підставі якого документа сплачено, загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом. У цьому ж переліку записують і суми добових, але без наведення документів, які їх підтверджують. 

У результаті ця сума буде відображена і в рядку «Залишок/перевитрата». Тут зазначається (за наявності) цифрами у гривнях із копійками сума наявного залишку за авансом, за який звітується цим авансовим звітом. Якщо ж підзвітна особа, навпаки, витратила більше, ніж отримала авансу (або взагалі не отримувала авансу), вона показує суму перевитрати.

Далі таку суму перевитрати слід працівнику повернути. Ця подія відображається у рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі ______ грн, коп. за касовим ордером/платіжним дорученням (№ та дата)». Але тут постає запитання: коли такий запис має бути зроблений? До подання авансового звіту і затвердження його керівником підприємства (про що робиться запис у верхньому правому куті лицьової сторони авансового звіту) касир не видасть перевитрату підзвітній особі. Але навести ці відомості обов'язково потрібно. При цьому нерідко буває й так, що розраховується підприємство за такою перевитратою через тривалий час. Тому доведеться заповнювати цей рядок  (дооформлювати авансовий звіт) датою видаткового касового ордеру або платіжного доручення про виплату таких коштів. Цей запис в авансовому звіті здійснює не підзвітна особа, а бухгалтер, який його дооформлює.

Залишився ще один реквізит — «Розписка». Його заповнює особа, яка перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою (як правило, бухгалтер). Функція цього реквізиту — підтвердити підзвітній особі факт подання авансового звіту із зазначенням кількості наданих підтверджуючих документів.

Виходячи із даної ситуації авансові звіти матимуть такий вигляд:

В рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі 400 грн, 00 коп.», також зазначається документ, на підставі якого здійснено виплату перевитрати, зазвичай, це видатковий касовий ордер або платіжне доручення.